Офис-менеджер / помощник руководителя

Описание

ГК «Велеса» — лидер в сегменте строительства современных деревянных домов (фахверк, клееный брус) по всей России. Мы строим не просто дома, а пространство для жизни, сочетая вековые традиции деревянного зодчества с инновационными технологиями. Мы ищем: организатора с холодной головой и горячим сердцем, который освободит Генерального директора от всей бытовой логистики и позволит ему сосредоточиться на развитии бизнеса. Чем предстоит заниматься: 1. Стратегическая административная поддержка руководителя: Полное календарное планирование дня директора (с учетом приоритетов, дедлайнов и внезапных задач). Организация деловых встреч, переговоров и совещаний (подбор локации, встреча гостей, рассылка материалов участникам, организация кофе-брейков и деловых обедов). Фильтрация входящего трафика (почта, звонки) — решение рутинных вопросов без вовлечения директора. Обеспечение директора необходимой документацией и материалами к каждой встрече. 2. Полное тревел-сопровождение (командировки и логистика): Организация служебных поездок директора и топ-менеджеров (включая срочные вылеты на строительные объекты). Бронирование авиа- и ЖД-билетов, гостиниц (с учетом локации объектов и бюджета). Организация трансферов (встреча в аэропорту, подача авто к офису/объекту). Визовая поддержка (подготовка пакетов документов для посольств, если командировки зарубежные). 3. Хозяйственное обеспечение и управление офисом: Контроль жизнедеятельности офиса (бесперебойная работа оргтехники, клининг, исправность сантехники и электрики). Организация закупок всего необходимого для работы коллектива (канцтовары, расходные материалы, вода, кофе/чай, хозтовары) в рамках утвержденного бюджета. Взаимодействие с поставщиками услуг (клининг, услуги такси, курьеры, ремонтные службы) — контроль качества, закрытие актов выполненных работ. 4. Исполнение личных и корпоративных поручений: Организация корпоративных мероприятий (поздравления сотрудников с ДР, подарки партнерам, организация выездных корпоративов или тимбилдингов по поручению руководства). Решение нестандартных административных задач ("здесь и сейчас"). Ключевые требования к кандидату: Опыт работы в должности помощника руководителя или офис-менеджера от 3-х лет (обязательно: опыт бронирования билетов и отелей). Отличное владение ПК (MS Office, Битрикс24, 1С), знание систем бронирования (OneTwoTrip, Ostrovok, Tutu, Aviasales). Грамотная устная и письменная речь (общение с топ-контрагентами и госструктурами). Навык многозадачности и системности: умение держать в голове 5 процессов одновременно, ничего не забывая. Опыт работы в строительной/девелоперской сфере — будет вашим преимуществом. Личностные качества (портрет идеального кандидата): Ответственность и проактивность (не ждете, когда попросят — видите проблему и решаете её сами). Стрессоустойчивость и гибкость (план может поменяться за 5 минут до вылета — и это нормально). Дисциплинированность и финансовая аккуратность (работаете с подотчетными суммами). Умение сохранять конфиденциальность (работаете с внутренней информацией о планах компании). Мы предлагаем: Официальное трудоустройство по ТК РФ с первого дня. График работы: 5/2, но с готовностью оперативно решать вопросы в нерабочее время. Итоговый уровень заработной платы обсуждается на собеседовании с успешным кандидатом и зависит от вашего опыта, навыков и результатов работы. Дружный коллектив и комфортный офис в Санкт-Петербурге (БЦ "Морская столица").