Главный специалист (секретарь в приемную)

Описание

ФОРМИРУЕТСЯ КАДРОВЫЙ РЕЗЕРВ ПО ДОЛЖНОСТИ "ГЛАВНЫЙ СПЕЦИАЛИСТ"! Обязанности: Работа в Системе электронного документооборота на платформе DIRECTUM. Регистрация, учет и распределение входящей, внутренней корреспонденции (документов). Прием обращений граждан и организаций по телефону. Обеспечение правильности оформления, хранения и передачи корреспонденции (документов) внутри. Оформление, регистрация исходящих (отправляемых) документов, передача на отправку адресатам. Контроль исполнения документов. Информирование исполнителей о приближающихся сроках выполнения поручений или документов. Информирование исполнителей о срочных поступивших поручениях. Организация справочно-информационной работы по вопросам прохождения и исполнения документов. Проверка (сверка) наличия документов, находящихся на исполнении у работников. Ознакомление работников с копиями приказов, другими поступившими документами и информационными материалами. Протоколирование совещаний. Обеспечение участия руководства и сотрудников Представительства в совещаниях, конференциях, форумах, круглых столах и подготовка материалов к ним. Подготовка проектов резолюций, служебных писем и других документов. Подготовка проектов документов и материалов по поручению руководителя. Организация телефонных переговоров руководителя. Организация командировок руководителя. Оформление заявок на обслуживание в залах официальных лиц и делегаций. Организация работы с посетителями в приемной руководителя. Организация и поддержание функционального рабочего пространства приемной и кабинета руководителя. Аналитическая поддержка руководителя (сбор, обработка, аналитика и визуализация информации). Организация текущего хранения документов, формирование номенклатуры дел. Планирование рабочего дня руководителя, организация и координация встреч и переговоров. Выполнение иных поручений. Требования: Наличие высшего образования. Владение грамотной устной и письменной русской речью. Знание делопроизводства. Знание офисных программ: Microsoft Word, Microsoft Excel, Outlook. Умение работать в интенсивном режиме, устойчивость к стрессу, развитые коммуникативные навыки. Условия: Полный рабочий день (с 8.00 до 17.00). Оформление по трудовому законодательству Российской Федерации. Уникальная возможность получить опыт работы над проектами и задачами федерального масштаба.