Специалист по документообороту
Описание
Аэросити-2000 – лицензированная компания, одна из крупных транспортных компаний в г. Москва. Компания успешно работает с 2000 года, эффективно решая задачи по качественному и экологичному транспортированию коммунальных отходов. Наши клиенты – жители и юридические лица Москвы. Мы ищем Специалиста по документообороту. Ваша задача — обеспечивать порядок в документах: точность, своевременность, сохранность. Обязанности: Ведение документооборота (подготовка документов, сбор, учет и хранение документов). Ведение бумажного и электронного документооборота: реестров и архива, формирование архива для хранения эл. версий, актуальность справочника. При необходимости организация и контроль доставки и возврата оригиналов, внесение в архив. Подготовка документов для прохождения выездной проверки. Сбор первичной документации по запросам проверяющих органов. Сканирование/ копирование документов. Коммуникация с отделами по вопросам проверки и согласованию документов. По запросу бухгалтерии работа с первичной документацией (разборка, проверка и сортировка), проверка путевых листов. Проведение мероприятий по сбору недостающих документов (звонки контрагентам, электронная почта т.д.). Поездки в государственные органы (редко по необходимости). Ведение и контроль за качеством подготовки договоров и оформлением документов с контрагентами, процедурой внутреннего согласования документов и подписания – по запросу руководителей. Контроль сроков действия документов, организация подписания, доведение до ответственных лиц – по запросу руководителей. Формирование сводных отчётов, подбор документов - по запросу. Оформление документов: вносить реквизиты, заполнять шаблоны и прочие условия - по запросу. Выполнение отдельных поручений руководства. Взаимодействие с подразделениями компании. Контроль за своевременным выполнением задач. Отправление документации почтой России. Требования: Высшее образование. Опыт работы с 1С: Документооборот, Microsoft Office (Excel, Word, Outlook). Внимательность в работе с документам, исполнительность, структурированный подход к работе. Разработка номенклатуры дел приветствуется. Условия: Официальное оформление в соответствии с ТК РФ. График работы 5/2. Удобное расположение автобазы (Строгино).