Специалист почтового сервиса

Описание

Кто мы и зачем эта рольМы — партнер крупного нефтехимического холдинга. Ежедневно через нас проходят сотни входящих/исходящих отправлений, запросы госорганов, нотариальные и конфиденциальные документы. Чем предстоит заниматься * Управление логистикой отправлений — организовываете доставку документов и грузов через курьерские службы и Почту России, выбираете оптимальные тарифы, контролируете сроки.* Цифровизация процессов — работаете в корпоративной системе учёта, вносите трек-номера, ведёте электронные реестры, оптимизируете маршруты документов.* Взаимодействие с госорганами — мониторите официальную почту на предмет срочных запросов ФНС, Росприроднадзора, Ростехнадзора и оперативно распределяете их по ответственным. Ваша внимательность помогает избежать штрафов и срывов сроков.* Подмена и взаимозаменяемость — в случае отсутствия коллеги вы временно выполняете функцию приёма входящей корреспонденции, что даёт вам полное видение всего цикла. Обязанности: 1. Организация полного цикла исходящих отправлений (Почта России, экспресс-почта, курьерские службы) – приём, проверка комплектности, упаковка, оформление заявок (ЗнО) в КИС ЕСМ, выбор перевозчика по стоимости/срочности, формирование реестров, передача курьерам или в ОПС.2. Обработка входящей корреспонденции – приём от курьеров, почтальонов; сверка с накладными; вскрытие (кроме конфиденциальных); регистрация каждого документа в КИС ЕСМ с заведением РК, сканированием, внесением всех реквизитов и распределением по адресатам согласно матрице.3. Электронный документооборот и цифровые каналы – работа с корпоративной почтой (мониторинг, обработка срочных писем, в т.ч. в выходные, ответы с регистрационными номерами);4. Работа с конфиденциальной документацией – приём и передача (без вскрытия) писем с грифами «ДСП», «коммерческая тайна», «конфиденциально», «лично в руки», в том числе через фельдсвязь; информирование ответственного за конфиденциальное делопроизводство и передача ему лично.5. Взаимодействие с государственными органами – обработка срочной корреспонденции от ФНС, Ростехнадзора, судов, приставов и др. в день получения, с соблюдением сроков и матрицы распределения.6. Мониторинг и коммуникация с перевозчиками – внесение трек-номеров в систему, отслеживание маршрутов, получение уведомлений о доставке; информирование куратора о недоставленных/возвращённых отправлениях; разрешение нестандартных ситуаций с курьерскими службами.7. Консультационная поддержка и работа с отклонениями – консультирование сотрудников по статусам писем и правилам оформления заявок; обработка запросов в системе СОЛМ (ВКУС); решение нештатных ситуаций (пустые конверты, недостающие вложения, ошибочная адресация, документы на иностранном языке); обеспечение взаимозаменяемости с коллегами по приёму входящей корреспонденции. Что мы ценим в кандидатах * Высшее образование (предпочтительно — документоведение, юриспруденция, менеджмент или ИТ).* Опыт работы с документами и почтовыми сервисами от 2 лет (в крупных компаниях приветствуется).* Уверенный пользователь ПК, знание Excel, почтовых клиентов.* Абсолютная грамотность, внимание к деталям, умение работать с большими объёмами информации.* Клиентоориентированность и стрессоустойчивость — вы общаетесь с курьерами, сотрудниками, топ-менеджерами.* Будет плюсом: знание английского (деловая переписка), опыт работы с ЭЦП, участие в проектах по автоматизации делопроизводства. Почему стоит прийти к нам * Стабильность и масштаб — работа в лидере отрасли, официальное трудоустройство, полностью белая зарплата, репутация надёжного работодателя.* Современный офис — открытое пространство, удобные рабочие места, кофе-поинты, зоны отдыха. Метро Профсоюзная — 5 минут пешком.* Баланс — стабильный график без переработок. Два раза в месяц выплаты, 28 дней отпуска.* Команда — мы ценим взаимопомощь, общая цель — сделать документооборот быстрым и надёжным.