Специалист по документообороту (офис-менеджер)
Описание
Мы ищем активного и внимательного сотрудника для организации жизнедеятельности команды. Вы станете тем человеком, который делает работу коллектива комфортной и эффективной, самостоятельно управляя своим временем. О нас и задачах роли: Наш формат работы — офис с последующим переходом на гибридный график. Для студентов возможен гибкий график при условии наличия профильного опыта административной работы. Основные обязанности: Организация онлайн-встреч и совещаний, ведение календарей руководителя и команды (Google Calendar). Старт рабочего дня строго в 9:00. Координация подготовки и отправки документации: договоры, счета, акты, отчёты. Поддержание порядка в системах электронной почты, облачных хранилищах и CRM. Контроль офисных закупок, расходных материалов и взаимодействия с подрядчиками. Решение текущих административных вопросов распределённой команды. Создание презентаций, таблиц и иных материалов по запросу руководства. Требования к кандидату: Опыт работы: Обязателен опыт административной работы от 6 месяцев. Рассматриваем кандидатов с опытом на позициях менеджера проектов, помощника руководителя, офис-менеджера, специалиста бэк-офиса, бухгалтера первичной документации или ассистента отдела. Важно: не рассматриваем опыт работы бариста, курьером, продавцом-консультантом или официантом. Для студентов требования к опыту не отменяются: необходим подтвержденный стаж в административной работе (помощник деканата, секретарь учебной части, администратор учебного центра). Профессиональные навыки • Уверенное владение MS Office / Google Suite. • Грамотная устная и письменная речь. • Желательно: успешный опыт организации онлайн-мероприятий, начальные навыки графических редакторов (Canva), работа с ЭДО и цифровыми подписями, основы закупок товаров и услуг онлайн. Инструменты и Soft Skills • Владение инструментами совместной работы (Google Workspace, Microsoft 365). • Навыки уверенной работы в CRM-системах (будет плюсом знакомство с Bitrix24). • Свободное владение электронными каналами коммуникации (Telegram, Zoom, Google Meet). • Высокий уровень ответственности, организованности и тайм-менеджмента. • Способность чётко формулировать мысли письменно. • Проактивность, стрессоустойчивость и эмпатия в общении с коллегами и партнёрами. • Готовность быстро осваивать новые технологии. Необходимые условия труда при гибридном графике: Исправное оборудование: современный компьютер/ноутбук, гарнитура (наушники + микрофон), веб-камера. Организованное рабочее место: отдельное тихое пространство без фонового шума для проведения встреч. Готовность к онлайн-взаимодействию в рабочие часы. Условия работы: График: 5/2, начало рабочего дня в 9:00, окончание в 18:00. Оформление: Официальное трудоустройство по ТК РФ, статус самозанятого (СМЗ) или договор ГПХ (обсуждается индивидуально). Офис: Комфортное рабочее пространство в районе метро Площадь Александра Невского.