Бизнес-ассистент

Описание

Бизнес-ассистент исполнительного директора / Офис-менеджер ООО «ЭлПиАй РУС» приглашает в команду бизнес-ассистента исполнительного директора. Ищем организованного, ответственного и самостоятельного специалиста, который возьмет на себя поддержку исполнительного директора, административные процессы офиса и контроль ряда внутренних задач компании. Основная цель позиции — разгрузить исполнительного директора от текущих организационных и административных вопросов, обеспечить выполнение поручений и бесперебойную работу внутренних процессов компании. Чем предстоит заниматься Поддержка исполнительного директора: выполнение текущих поручений исполнительного директора; ведение календаря задач и контроль сроков исполнения поручений; участие во встречах и совещаниях, ведение протоколов; фиксация договоренностей и контроль их выполнения; взаимодействие с сотрудниками и партнерами по поручению руководителя; подготовка документов, отчетов и необходимой информации; ведение авансовой отчетности руководителя; организация командировок: билеты, бронирования, логистика и сопутствующие вопросы; подготовка документов для оформления виз. Офис-менеджмент и административная поддержка: обеспечение жизнедеятельности офисов компании: вода, кофе, канцелярия, расходные материалы и т. д.; взаимодействие с администрацией бизнес-центра, клинингом и техническими подрядчиками; оформление пропусков; организация и бронирование переговорных комнат; организация встреч руководства и сотрудников; взаимодействие с курьерскими службами, такси и сервисами доставки; организация отправки и получения документов и корреспонденции; участие в выборе и закупке подарков клиентам, партнерам и сотрудникам. Документооборот и отчетность: обеспечение внутреннего документооборота; взаимодействие с бухгалтерией и юрисконсультом; согласование и передача счетов на оплату; подготовка заявок на оплату регулярных расходов; ведение табеля учета рабочего времени; подготовка приказов по командировкам, дополнительным рабочим дням и другим кадрово-административным вопросам; ведение графика рабочего времени и графика отпусков; контроль своевременного оформления авансовых отчетов сотрудников; подготовка отчетности по представительским и административным расходам. Корпоративные сервисы, IT и связь: взаимодействие с IT-поддержкой; ведение электронного учета IT-оборудования и рабочих ноутбуков; участие в закупке компьютеров, ноутбуков и оргтехники; администрирование корпоративной мобильной связи; подключение новых и отключение уволенных сотрудников от корпоративных сервисов; работа с корпоративными личными кабинетами и контроль своевременной оплаты услуг. ДМС, охрана труда и безопасность: ведение списков сотрудников по ДМС; подключение и отключение сотрудников от программы страхования; контроль сроков пролонгации страховых программ; взаимодействие со страховыми компаниями; взаимодействие с подрядчиками по охране труда и пожарной безопасности; контроль необходимой документации и подписания документов сотрудниками. Дополнительно: учет корпоративного транспорта и расходов на топливо; работа с сервисами организации командировок; ознакомление сотрудников с внутренними документами и официальной информацией; участие в выставках и корпоративных мероприятиях компании; выполнение других организационных поручений исполнительного директора в рамках должности. Наши ожидания опыт работы бизнес-ассистентом, ассистентом руководителя, офис-менеджером или административным специалистом; уверенное владение Excel, Word и другими офисными программами; опыт работы с 1С будет преимуществом; умение работать с документами, счетами и отчетностью; грамотная устная и письменная речь; высокий уровень самоорганизации; внимательность к деталям и срокам; способность одновременно вести несколько задач и правильно расставлять приоритеты; самостоятельность и готовность доводить задачи до результата; умение взаимодействовать с сотрудниками разных подразделений, подрядчиками и руководством; ответственность и конфиденциальность. Что особенно важно для этой позиции Нам нужен человек, который не просто фиксирует поручения, а контролирует их выполнение и самостоятельно сопровождает задачу до результата. Важно уметь быстро переключаться между разными вопросами: сегодня это организация встречи руководителя, завтра — контроль счета, командировки, работа подрядчика или подготовка внутреннего документа. Мы ценим инициативность: если вы видите, что административный процесс можно сделать проще, быстрее или выгоднее для компании, мы ожидаем предложений и готовы их обсуждать. Мы предлагаем работу в стабильной компании; компенсация питания; разнообразные задачи и возможность влиять на внутренние процессы компании; работу с различными подразделениями, партнерами и подрядчиками; корпоративную мобильную связь; корпоративное такси для выполнения рабочих задач в соответствии с правилами компании; участие в выставках и мероприятиях компании; официальное трудоустройство в соответствии с ТК РФ. Если вы умеете держать под контролем большое количество разноплановых задач, любите порядок в процессах и хотите стать надежной правой рукой руководителя — будем рады познакомиться.