Делопроизводитель

Описание

Обязанности: 1. Своевременная обработка поступающей корреспонденции с Почты России (в течение трёх рабочих дней: принять, разобрать, внести в реестр и передать по подразделениям).2. Еженедельная подготовка корреспонденции для отправки Почтой России (сформировать, упаковать в конверты, оформить реестр, передать сотруднику, который отвозит корреспонденцию в почтовое отделение для отправки).3. Обработка входящих оригиналов договоров, подписанных с двух сторон (в течение двух рабочих дней: прием, внесение в реестр договоров основного подразделения, сканирование и при необходимости ксерокопирование для сотрудников отделов).4. Ведение реестра договоров, обработка вернувшихся в оригинале, либо направленных копий/сканов, сканирование и ксерокопирование для передачи как в ООО "Формула-ДВ" в Приморском крае, так и по основному подразделению в г. Хабаровск (ответственному лицу).5. Подготовка договоров по согласованным шаблонам, согласование их с контрагентом, обмен подписанными копиями (сканами) и дальнейшее отслеживание его возврата в оригинале.6. Подготовка сопроводительных писем (на официальном бланке предприятия) к исходящим документам (договора, протоколы, спецификации, товарные накладные, акты и т.д.), которые направляются/передаются нарочно в учреждения, а также внесение номеров исходящих писем в реестры договоров.7. Подготовка ответных писем (на официальном бланке предприятия) на поступающие запросы организаций и учреждений.8. Приём и регистрация входящих писем, переданных нарочно (распределение по подразделениям для их дальнейшей отработки).9. Осуществляет закуп хозяйственного инвентаря и материальных ресурсов, необходимых в общественно-хозяйственной деятельности предприятия (канцелярские принадлежности, продукты питания, хозяйственные товары (чистящие, моющие средства, перчатки) и т.д.), подарки для сотрудников (для праздников) и прочее.10. Приём и обработка всей входящей информации и документации, полученной по средствам электронной почты и телефонной связи.11. Обеспечение своевременным и качественным выполнением копировальных, множительных работ, печатания и сканирования необходимых служебных документов.12. Направление контрагентам сканов учредительных документов Общества, по просьбе своего непосредственного руководителя (отправка по электронной почте).13. Подготовка командировочных документов, бронирование отелей и подбор (бронирование, приобретение) авиа и ж/д билетов для сотрудников, направляющихся в рейс/командировку.14. Обзвон контрагентов (в том числе учет) по возврату оригиналов договоров/дополнительных соглашений/протоколов/спецификаций.15. Своевременное ведение карт учета ТМЦ по сотрудникам предприятия.16. Ведение работы по созданию справочного аппарата по документам, обеспечение удобного и быстрого их поиска.17. Обеспечение сохранности проходящей служебной документации.18. При необходимости в оплате счёта который выписан сторонней организацией в интересах Общества, Делопроизводитель обязан передать счёт своему непосредственному руководителю, который согласовывает его (ставит подпись, ФИО и его назначение) и передаёт на оплату.19. Выполнение функциональных обязанностей Контролера документов (осуществляющий кодирование, учёт, выпуск, распределение, хранение контролируемых документов и т.д.) в соответствии с нормативными документами Общества (Стандарты предприятия, СТП УД-1 и т.д.), а также стандартам GMP. Требования: должен знать:? законодательные, нормативно-правовые акты, положения, инструкции, другие материалы и документы по ведению делопроизводства на предприятии;? методические материалы и схемы документооборота;? порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов;? методы и приёмы установления деловых контактов, делового общения, делового этикета;? методы обработки информации с использованием современных технических средств;? правила эксплуатации офисной техники, коммуникации и связи, а также другие технические средства управленческого труда;? приемы создания, ведения, обновления и хранения электронных баз данных;? офисные программы (Word, Excel, Outlook);? приемы поиска информации и контактов и работы с Internet. Условия: пятидневная рабочая неделя, режим работы с 08-00 до 17-00; оформление согласно ТК РФ.