Бизнес-ассистент
Описание
Сейчас мы в поиске Бизнес-ассистента руководителя, в обязанности которого будет входить: Бизнес-партнерство и управление графиком руководителя:• Полное автономное ведение календаря руководителя: тайм-менеджмент, защита фокус-слотов, балансировка нагрузки и приоритетов.• Мониторинг ключевых бизнес-вех (дедлайны проектов, советы директоров, отчетные даты, продление контрактов, публичные выступления).• Подготовка к встречам «под ключ»: сбор контекста, аналитика, формирование адженды, брифинг руководителя перед звонками. Сбор аналитики, первичный ресерч подрядчиков, координация задач команды и контроль дедлайнов.• Фасилитация и протоколирование совещаний (Action Items): фиксация договоренностей, назначение ответственных и независимый контроль исполнения поручений руководителями направлений.• Выполнение комплексных бизнес-поручений: от бенчмаркинга подрядчиков и сбора аналитических справок до подготовки драфтов презентаций и отчетов.Координация и коммуникации:• Роль «входного фильтра» и фасилитатора коммуникаций между руководителем, C-level топ-менеджментом, инвесторами и ключевыми партнерами.• Лидирование внутренних кросс-функциональных задач: синхронизация отделов для подготовки общих статус-встреч и демо-дней.• Ведение деловой переписки от лица руководителя, подготовка официальных писем и корпоративных анонсов.Управление офисом и операционная инфраструктура:• Настройка офиса как эффективной бизнес-среды: бюджетирование офисных расходов, аудит и оптимизация затрат, работа с поставщиками и арендодателями. Заказ и обеспечение всеми необходимыми расходниками сотрудников• Заключение договоров с подрядчиками (обеспечение ресурсами, ремонт, IT-оборудование), контроль SLA и качества услуг.• Бесшовный онбординг ключевых сотрудников: координация первых рабочих дней совместно с HR-командой, создание комфортной рабочей среды с первого дня.Travel & Event Management:• Комплексная организация деловых поездок руководителя и ключевых участников команды (сложные маршруты, стыковки, трансферы, визы, консьерж-сопровождение, тайминги).• Организация представительских мероприятий: стратегические сессии, встречи совета директоров, закрытые бизнес-ужины и выездные тимбилдинги. Наши ожидания от кандидата: • Опыт: от 3–5 лет в роли Executive Assistant, Business Assistant к фаундеру / C-level руководителю или Office Operations Lead в быстрорастущих технологических или системных компаниях.• Системность и зрелость мышления: Вы мыслите категориями «конечный продукт результата», умеете декомпозировать неструктурированные задачи и выстраивать понятные процессы вместо тушения пожаров.• Автономность 100%: Вам не нужны напоминания и контроль. Если есть проблема, Вы приходите сразу с 2–3 готовыми вариантами решений, их стоимостью и рисками. • Навык проектного трекинга: уверенная работа в таск-менеджерах и базах знаний (Confluence, Notion, Jira, Miro), продвинутое владение Google Workspace (Docs, Sheets,Slides) и Excel.• Навыки фасилитации и жесткий тайм-менеджмент: умение вести структурированные протоколы,мягко, но настойчиво пушить топ-менеджеров по срокам и договоренностям.• Высокий эмоциональный интеллект и дипломатичность: способность работать в условиях высокой неопределенности, сохранять хладнокровие, соблюдать абсолютную конфиденциальность и принцип NDA.• Плюсом будет:свободный английский язык (Advanced/C1) и опыт подготовки драфтов презентаций/структурирования аналитических таблиц.• Обязательный опыт активной работы с AI инструментами для оптимизации рабочих процессов и роста производительности. Мы предлагаем: • Прямое влияние на бизнес: Вы работаете в тесной связке с руководителем и видите, как принимаются стратегические решения.• Широкая зона полномочий: свобода в выборе инструментов, оптимизации офисных и операционных процессов без бюрократических барьеров.• Конкурентная компенсация: фиксированный оклад в рынке сеньорных ассистентов + бонусы за соблюдение KPI/дедлайнов ключевых проектов/годовой бонус• Бюджет на развитие: поддержка обучения, и иных развивающих мероприятий• Комфортные условия: современный офис, обеспечение всей необходимой техникой.