Архивариус

Описание

Обязанности: Необходимо будет провести следующие виды работ: Этап 1. Обследование архивного фонда Цель этапа:Провести полный анализ документов организации, оценить текущее состояние архивного хранения. 1. Обследование существующего архива Исполнитель: обследует помещение и определяет объем архивных документов; фиксирует существующий порядок хранения; определяет наличие отдельных зон хранения; Результат:Отчет о текущем состоянии архива (объем). 2. Проведение обследования состава и состояния документов Исполнитель: определяет виды документов; группирует документы по направлениям деятельности/подразделениям; определяет временные периоды хранения (временные/постоянные); фиксирует документы, находящиеся вне архива. Результат: Реестр (опись) имеющихся документов с разбивкой: направление деятельности/подразделение; вид документов; годы; количество дел; место хранения. Этап 2. Анализ и разработка плана организации архивного хранения 1. Анализ сроков хранения документов Исполнитель совместно с уполномоченными лицами: определяет нормативные сроки хранения; сопоставляет документы с Перечнем типовых архивных документов; предварительно выделяет документы: постоянного хранения; долговременного хранения; временного хранения; подлежащие уничтожению. Результат: Отчет-таблица по категориям хранения. 2. Анализ качества оформления дел Исполнитель оценивает: наличие номенклатуры дел; правильность формирования дел; полноту оформления; наличие внутренних описей; наличие поврежденных документов. Результат: Перечень выявленных нарушений. 3. Определение объема работ Исполнитель рассчитывает: сколько документов необходимо разобрать; сколько дел необходимо сформировать; сколько документов потребуется потенциально уничтожить; сколько дел подлежит постоянному хранению; сколько потребуется архивных коробов, папок, стеллажей; ориентировочную трудоемкость дальнейших работ. Результат: Расчет объема работ. 4. Разработка схемы будущего архива Исполнитель разрабатывает предложения: структура архивного хранения; зонирование помещения; правила размещения документов; принципы нумерации; система поиска документов; структура электронного журнала архива. Результат: Проект организации архива. 5. Разработка плана мероприятий Исполнитель готовит дальнейший план работ. В него включаются: очередность обработки документов; этапы формирования архива; сроки; необходимые ресурсы; необходимые материалы; предложения по уничтожению документов. Результат: Подробный план реализации проекта.