Ведущий административный менеджер (документооборот и АХО)
Описание
Привет! BAZA Development — это прогрессивный застройщик из Екатеринбурга. Мы занимаемся инвестициями в недвижимость, строительством объектов, продажей жилых и коммерческих помещений, созданием продуктовых решений для себя и других застройщиков. А также управлением домами через собственную управляющую компанию BAZA. За 8 лет работы на рынке недвижимости мы зарекомендовали себя как надежный партнер и новатор, который принял участие в реализации 16 проектов в Екатеринбурге. С 2023 года активно развиваемся в качестве застройщика. Сейчас мы строим 4 жилых комплекса в Екатеринбурге, 1 объект в Москве и 3 комплекса апартаментов в Индонезии на острове Бали. И уже сегодня наши проекты входят в федеральные ТОПы. Сейчас ищем ведущего административного менеджера, который возьмёт на себя два важных направления: документооборот и организацию работы офиса. Нам нужен человек, который умеет самостоятельно выстраивать процессы, держать всё под контролем и замечать, что можно улучшить, ещё до того, как об этом попросят. Что предстоит делать: Документооборот и работа с корреспонденцией Организовывать работу со всей входящей и исходящей корреспонденцией компании; Принимать, регистрировать, распределять и передавать документы ответственным сотрудникам; Контролировать сроки обработки, отправки и получения корреспонденции, отслеживать статусы доставки; Взаимодействовать с Почтой России, курьерскими службами и другими организациями; Вести реестры документов и поддерживать порядок в документообороте; Самостоятельно решать вопросы с задержками, ошибками и поиском корреспонденции. Для нас важно, чтобы ты отвечал за весь процесс движения документов, а не просто передавал их дальше. Административно-хозяйственное обеспечение офиса Обеспечивать бесперебойную работу офиса и комфортные условия для сотрудников; Организовывать закупки продуктов, канцелярии, хозяйственных товаров и других необходимых материалов; Контролировать остатки, планировать закупки и формировать необходимые запасы; Взаимодействовать с поставщиками, подрядчиками, арендодателем и службами бизнес-центра; Организовывать рабочие места сотрудников, контролировать пропуска и доступы; Координировать хозяйственные задачи, поддерживать порядок и оперативно решать административные вопросы; Участвовать в организации переездов, перестановок и обустройстве рабочих пространств. Бюджет и оптимизация процессов Планировать и контролировать административные расходы в рамках бюджета; Подбирать оптимальные предложения поставщиков и подрядчиков; Контролировать документы по закупкам и взаимодействовать с бухгалтерией; Анализировать текущие процессы, предлагать улучшения и внедрять более удобные решения. Корпоративная жизнь Участвовать в организации внутренних мероприятий и праздников компании; Помогать с подготовкой корпоративных подарков, закупками и организационными вопросами; Поддерживать комфортную и дружелюбную атмосферу в офисе. Что для нас важно: Опыт работы офис-менеджером, административным менеджером, специалистом АХО от 2 лет; Практический опыт ведения документооборота и работы с входящей и исходящей корреспонденцией; Опыт самостоятельного административно-хозяйственного обеспечения офиса; Навыки планирования закупок, работы с подрядчиками и контроля расходов; Уверенное владение Excel, Word, Google Таблицами и другими офисными инструментами; Умение расставлять приоритеты, соблюдать сроки и доводить задачи до результата; Внимательность к деталям, ответственность и высокая организованность. Будет преимуществом: Опыт самостоятельного ведения административных процессов в компании; Опыт работы с бюджетом АХО и оптимизации расходов; Участие в организации переездов, ремонтов или открытии офисов. Какого человека мы ищем? Самостоятельного, внимательного и инициативного. Того, кто не ждёт постоянных поручений, а сам видит задачи и понимает, как их решить. Нам важно, чтобы ты умел быстро реагировать на возникающие вопросы, держать в голове несколько процессов одновременно и при этом не терять качество. Мы ценим людей, которым не всё равно, как устроена их работа, которые умеют договариваться, предлагать решения и брать ответственность за результат. Условия: Заработная плата обсуждается индивидуально; График 5/2, с 9:30 до 18:30, с возможностью гибкого начала и окончания рабочего дня; Современный комфортный офис в центре Екатеринбурга, БЦ «Высоцкий»; Понятная зона ответственности и возможность самостоятельно влиять на организацию процессов; Поддержка команды и комфортная адаптация на старте; Возможность реализовывать собственные идеи по улучшению офисного пространства и внутренних процессов. Чем мы отличаемся от остальных? Все в твоих руках. У нас нет жёсткой системы иерархии и привычных отношений «начальник-подчинённый». Мы ценим инициативу, самостоятельность и ответственность за результат; Работаем на результат. Используем OKR и SCRUM, чтобы двигаться к целям, а не просто выполнять задачи ради галочки; Не боимся амбициозных целей. В BAZA мы называем их «полётами на Луну», тестируем гипотезы и постоянно ищем новые решения; Нам не всё равно. Мы прислушиваемся к идеям сотрудников, поддерживаем друг друга и создаём среду, в которой хочется развиваться. Здесь ты найдёшь: Сильную и дружелюбную команду; Возможность влиять на процессы и видеть результат своей работы; Пространство для инициативы и реализации собственных идей. Если любишь порядок не только в документах, но и в процессах, умеешь самостоятельно решать вопросы и хочешь отвечать за комфортную работу офиса, будем рады познакомиться!