Заместитель руководителя по административным и личным вопросам

Описание

Ищем заместителя руководителя, который возьмет на себя комплексное управление административными, организационными, хозяйственно-бытовыми и личными процессами руководителя. Нам нужен самостоятельный управленец, способный не просто выполнять поручения, а выстраивать систему работы, управлять задействованными ресурсами, координировать работу персонала и подрядчиков, принимать оперативные решения и обеспечивать достижение поставленных результатов. Ключевая задача — обеспечить бесперебойную работу всех процессов, находящихся в зоне ответственности, освободив руководителя от необходимости погружаться в текущие организационные и операционные вопросы. Чем предстоит заниматься 1. Управление административными и хозяйственно-бытовыми процессами Организация и управление комплексом личных и хозяйственно-бытовых вопросов руководителя. Выстраивание эффективных процессов закупок, обслуживания, обеспечения и решения текущих задач. Формирование стандартов качества и контроль их соблюдения. Выявление проблемных зон, оптимизация процессов и предупреждение возможных сбоев. 2. Управление исполнением поручений руководителя Перевод стратегических и текущих задач руководителя в конкретные планы действий. Распределение ответственности между исполнителями, определение сроков и ожидаемых результатов. Организация системы контроля исполнения поручений. Управление приоритетами, оперативное решение возникающих проблем и обеспечение выполнения задач в установленные сроки. Информирование руководителя о статусе ключевых задач, рисках и результатах. 3. Управление персоналом и внешними исполнителями Организация работы личного и обслуживающего персонала. Постановка задач, распределение зон ответственности и контроль эффективности работы сотрудников. Формирование требований к качеству работы и контроль соблюдения установленных стандартов. Подбор, оценка и замена персонала при необходимости. Управление взаимодействием между сотрудниками, подрядчиками и другими участниками процессов. 4. Управление закупками, бюджетами и подрядчиками Организация системы закупок товаров и услуг. Поиск, оценка и выбор поставщиков, проведение переговоров и согласование условий сотрудничества. Контроль расходов, согласование бюджетов и поиск возможностей оптимизации затрат. Управление договоренностями с подрядчиками, контроль сроков, качества и финансовых условий. Ответственность за экономическую эффективность и качество получаемых услуг. 5. Организация поездок, мероприятий и специальных проектов Комплексная организация деловых и личных поездок руководителя. Управление процессом подготовки встреч, мероприятий, приемов и других организационных событий. Решение нестандартных и срочных вопросов. Самостоятельное ведение специальных поручений и проектов руководителя от постановки задачи до получения конечного результата. 6. Развитие и совершенствование процессов Анализ действующих процессов и выявление возможностей для повышения эффективности. Разработка и внедрение регламентов, стандартов и механизмов контроля. Формирование системы отчетности по направлениям ответственности. Предупреждение операционных рисков и обеспечение непрерывности процессов. Самостоятельное принятие решений в рамках предоставленных полномочий. Что мы ожидаем Опыт работы заместителем руководителя, операционным менеджером, административным директором, руководителем административно-хозяйственного направления или на аналогичной управленческой позиции. Опыт управления сотрудниками, подрядчиками и несколькими направлениями деятельности одновременно. Навыки построения и оптимизации операционных процессов. Умение самостоятельно организовывать работу направления и нести ответственность за конечный результат. Опыт планирования и контроля бюджетов, закупок и расходов. Сильные управленческие и организационные навыки. Системное мышление, способность видеть взаимосвязи и оценивать последствия принимаемых решений. Высокая самостоятельность, инициативность и ориентация на результат. Умение действовать в условиях многозадачности, быстро расставлять приоритеты и принимать решения. Высокий уровень личной ответственности, надежность и исполнительская дисциплина. Тактичность, корректность и безусловное соблюдение конфиденциальности. Какого человека мы ищем Нам нужен не классический персональный ассистент, а полноценный управленец, который способен стать правой рукой руководителя в вопросах организации и управления повседневными процессами. Это человек, которому можно передать целое направление работы и быть уверенным, что оно будет организовано, системно управляемо и доведено до результата без необходимости постоянного контроля со стороны руководителя. Мы ценим самостоятельность, зрелость, управленческую инициативу и способность брать на себя ответственность. Мы предлагаем: Официальное трудоустройство по ТК РФ Уровень заработной платы обсуждается Комфортный современный офис Гибкие процессы и возможности профессионального и карьерного роста