Ведущий специалист по операционной поддержке и развитию процессов экспортного лицензирования

Описание

Формат трудоустройства: трудовой договор через агентство О позиции Роль предполагает ежедневное взаимодействие с Trade Compliance и кросс-функциональными командами, контроль статуса лицензий, а также развитие более прозрачного, управляемого и автоматизированного процесса лицензирования. Специалист, который сможет анализировать существующий процесс, находить узкие места, сокращать объем ручных операций, внедрять системы приоритизации, автоматизацию, дашборды и инструменты контроля эффективности. Ключевые обязанности: 1. Оптимизация и автоматизация процесса Анализ end-to-end процесса экспортного лицензирования и выявление основных причин задержек, повторяющихся проблем и ручных операций. Разработка и внедрение улучшений, направленных на сокращение lead time и повышение предсказуемости процесса. Автоматизация этапов сбора, проверки, консолидации и обработки информации. Стандартизация форматов данных, шаблонов запросов и пакетов документов. Разработка, тестирование и внедрение механизмов автоматического контроля сроков, reminders и эскалаций. Минимизация дублирования информации между Jira, Excel и другими системами. Участие в проектах continuous improvement / Kaizen по развитию процесса экспортного лицензирования. Оценка эффективности внедренных изменений и дальнейшая корректировка процесса. 2. Управление workflow Координация заявок на экспортные лицензии в корпоративной системе Jira/MS Fabrics, поддержание актуального статуса заявок, ответственных лиц, сроков и следующих действий. Контроль просроченных задач и открытых action items. Развитие структуры Jira/MS Fabrics для повышения прозрачности процесса - статусы, workflow, автоматические уведомления, SLA и контрольные точки. Обеспечение единого источника достоверной информации по текущему портфелю лицензий. 3. Приоритизация заявок Разработка и поддержание прозрачной системы приоритизации заявок на экспортные лицензии. Определение приоритетов с учетом бизнес-критичности, ожидаемых поставок, сроков, потенциального revenue impact, рисков остановки поставок и стадии прохождения лицензии. Подготовка предложений по изменению приоритетов при изменении бизнес-ситуации. Координация приоритетов между Sales, Service, Logistics, Marketing, CSA, Trade Compliance и другими заинтересованными подразделениями. 4. Аналитика, KPI и дашборды Создание и ведение аналитической отчетности по экспортному лицензированию. Построение и автоматизация дашбордов для руководства и рабочих команд. Формирование ключевых показателей процесса, включая: количество открытых заявок; статус и текущий этап; aging заявок; средний lead time; количество просроченных действий; bottlenecks по этапам; лицензии с приближающимся сроком окончания; распределение заявок по уровню приоритета; потенциальный бизнес-impact задержек. Подготовка регулярных management updates по статусу лицензирования, ключевым рискам и необходимым действиям. Анализ причин отклонений и формирование предложений по corrective actions. 5. Кросс-функциональное взаимодействие Координация Sales, Service, Logistics, Marketing, CSA, Regulatory Affairs, Trade Compliance и других подразделений в рамках процесса лицензирования. Проактивный запрос необходимой информации и контроль сроков ее предоставления. Фасилитация еженедельных встреч по экспортному лицензированию. Формирование повестки встреч на основании приоритетов и проблемных заявок. Фиксация решений, owners, deadlines и последующий контроль выполнения agreed actions. Эскалация системных проблем и критических задержек руководству. 6. Адаптация процесса к изменениям законодательства Мониторинг изменений внутренних требований и требований экспортного контроля совместно с Trade Compliance. Оперативное обновление внутренних процессов, шаблонов и требований к информации при изменении законодательства или практики регуляторов. Координация внедрения новых требований в смежных функциях. Обеспечение своевременной коммуникации изменений всем участникам процесса. 7. Координация процесса экспортного лицензирования Обеспечение ежедневного операционного взаимодействия с Trade Compliance и другими международными функциями, участвующими в оформлении экспортных разрешений. Мониторинг полного цикла заявок на экспортные лицензии - от подготовки документов до получения разрешения и последующего контроля срока его действия. Контроль текущего статуса заявок, сроков прохождения отдельных этапов и своевременная эскалация задержек или рисков. Координация получения дополнительных документов и разъяснений от внутренних подразделений, дистрибьюторов и конечных пользователей. Оперативная обработка нестандартных и ad-hoc запросов от Trade Compliance, международных коллег и государственных регуляторных органов, включая BAFA, METI и другие органы экспортного контроля. Поддержка процесса продления действующих экспортных разрешений и предотвращение ситуаций, когда лицензии истекают без своевременно запущенного процесса продления. Требования к кандидату: Опыт От 2 лет релевантного опыта в одном или нескольких направлениях: ВЭД; Supply Chain; Trade Compliance Operations; Project Management; Опыт работы в лабораторной диагностике, медицинских изделиях, фармацевтике или другой регулируемой отрасли будет преимуществом. Опыт ведения нескольких параллельных проектов или процессов с различными сроками и приоритетами. Process Improvement Практический опыт анализа и оптимизации бизнес-процессов. Способность самостоятельно выявлять bottlenecks, лишние ручные операции и причины задержек. Опыт стандартизации процессов, данных и отчетности. Способность переводить выявленные проблемы в конкретный план действий и доводить изменения до внедрения. Аналитические и технические навыки Продвинутый уровень MS Excel: Формулы и сводные таблицы; Работа с большими массивами данных; Power Query или аналогичные инструменты обработки данных. Опыт построения автоматизированной отчетности и дашбордов. Опыт работы с Power BI, Microsoft Fabric, Power Automate, JIRA или аналогичными инструментами будет существенным преимуществом. Способность структурировать большие объемы информации и переводить их в понятную управленческую отчетность. Понимание принципов KPI, SLA, aging analysis и workflow management. Английский язык Английский язык не ниже Upper-Intermediate / B2. Уверенное ведение деловой переписки. Способность самостоятельно формулировать запросы и ответы международным коллегам. Способность аргументировать позицию компании и работать с официальными и ad-hoc запросами. Готовность регулярно взаимодействовать на английском языке с международными функциями. Профессиональные качества Системное и аналитическое мышление. Высокая внимательность к деталям. Сильные организационные навыки. Проактивность и самостоятельность. Способность работать с большим количеством параллельных задач. Умение приоритизировать задачи на основании бизнес-impact и рисков. Развитые навыки кросс-функциональной коммуникации. Способность настойчиво, но конструктивно получать необходимую информацию от разных подразделений. Навыки фасилитации рабочих встреч. Ориентация не только на выполнение текущих задач, но и на повышение эффективности процесса в целом. Существенным преимуществом будет Опыт автоматизации операционных процессов. Самостоятельная разработка Power BI / Fabric dashboards. Опыт внедрения workflow automation Условия: Конкурентная заработная плата Годовой бонус Оплачиваемые больничные и отпускные дни до оклада Компенсация питания Мобильная связь / телефон ДМС Корпоративный английский язык Корпоративное обучение