Координатор проектов

Описание

Московский технологический институт — ведущий образовательный и научно-исследовательский центр, реализующий масштабные проекты регионального развития. Мы выстраиваем единую экосистему взаимодействия с региональными подразделениями и партнёрами, обеспечиваем стандартизацию процессов и прозрачность результатов. Сейчас мы усиливаем команду отдела по работе с партнёрами и ищем Координатора региональной сети — ключевого сотрудника, который станет «операционным сердцем» взаимодействия между центром и регионами. Координатор региональной сети необходим для системной координации задач, процессов и коммуникаций между отделами ДРБ. Сотрудник будет обеспечивать единый порядок в работе с задачами, статусами, заявками, закупками, доступами и обратной связью от регионов. Позиция позволит фиксировать зоны для улучшения процессов и обеспечивать руководство понятной аналитикой по текущему состоянию задач и взаимодействия с региональной сетью. Чем предстоит заниматься: Административная поддержка проектной деятельности: Сопровождение полного жизненного цикла проектов регионального развития: помощь руководителю на всех этапах; Подготовка, оформление и актуализация проектной документации; Согласование и подписание служебных записок и иных внутренних документов у руководства; Ведение проектных чек‑листов, протоколирование встреч и своевременная рассылка уведомлений участникам; Организация командировок, составление расписания и сопровождение региональных коллег во время их визитов в центральный (московский) офис. Координация и коммуникации: Обеспечение эффективного взаимодействия между региональными представителями и внутренними подразделениями компании; Организация и модерация онлайн‑встреч, рабочих сессий и обучений для региональных команд; Фиксация договорённостей по итогам встреч и контроль сроков исполнения поставленных задач; Регулярный сбор и обработка обратной связи от региональных представителей. Операционная поддержка (закупки и доступы): Обработка заявок от региональных подразделений; Ведение реестра закупок и контроль сроков их исполнения; Администрирование доступов: оформление, маршрутизация и контроль заявок на предоставление доступов к IT‑системам. Контроль качества и улучшение процессов: Регулярный аудит корректности работы сотрудников в CRM‑системе; Выявление ошибок, некорректных действий пользователей и фиксация системных (повторяющихся) сбоев; Подготовка и предоставление развивающей обратной связи сотрудникам по итогам аудита; Участие в разработке предложений по дальнейшему улучшению и оптимизации бизнес‑процессов. Аналитика и отчётность: Сбор данных и подготовка аналитических материалов по статусам региональных проектов; Формирование регулярной отчётности, управленческих сводок и подготовка презентаций для руководства. Что мы ждём от кандидата: Обязательные требования: Опыт административной или координационной поддержки проектов (от 1 года); Уверенное владение инструментами планирования и контроля задач (Trello, Jira, Notion, YouTrack или аналоги); Навыки работы в CRM‑системах и опыт проведения аудита пользовательских действий; Грамотная устная и письменная речь, навыки деловой переписки; Умение структурировать информацию, фиксировать договорённости и готовить понятные следующие шаги; Способность держать в фокусе множество задач, расставлять приоритеты и соблюдать сроки; Готовность работать в режиме высокой коммуникации с разными подразделениями и регионами (разница часовых поясов). Будет преимуществом: Опыт работы с закупочными процессами и ведением реестров; Понимание базовых принципов IT‑администрирования (оформление доступов, маршрутизация заявок); Опыт подготовки аналитических сводок, отчётов и презентаций для руководства; Знание методологий управления проектами (Agile, Scrum, Kanban) на уровне применения в операционной работе. Условия работы: Официальное трудоустройство по ТК РФ; Конкурентная заработная плата (обсуждается по итогам собеседования); График работы 5/2; Понятные процессы, зрелая проектная культура и поддержка руководителя; Возможность влиять на улучшение внутренних процессов и внедрение эффективных инструментов; Корпоративные льготы, обучение и доступ к образовательным ресурсам МТИ