Помощник/ассистент руководителя

Описание

Мы ищем человека, который станет правой рукой руководителя: возьмёт на себя рутину, чтобы у начальника оставалось время на стратегические задачи. В целом работа похожа на роль бизнес-ассистента, но без излишней формализации — главное, чтобы было удобно всем. Чем предстоит заниматься Календарь и организация встреч. Ведение календаря руководителя, согласование встреч с внутренними подразделениями и внешними партнёрами, подготовка материалов к совещаниям, фиксация решений и контроль исполнения. Работа с документами и перепиской. Подготовка писем, служебных записок, презентаций, согласование договоров и приложений, контроль сроков и статусов. Проектная поддержка. Участие в небольших проектах (запуск акций, подготовка к проверкам, организация мероприятий ТЦ), формирование простых дорожных карт, сбор статусов у исполнителей, контроль дедлайнов. Аналитика и отчётность. Сбор данных от отделов, подготовка сводных таблиц в Excel/Google Sheets, формирование регулярной отчётности для руководителя. Взаимодействие со смежными подразделениями. Координация между эксплуатацией, арендой, маркетингом, бухгалтерией и службой безопасности; быстрое снятие вопросов и эскалация по регламенту. Оперативная коммуникация. Обработка входящих запросов, приоритизация задач, работа в CRM/таск‑трекере, контроль статусов и сроков. Ключевые требования: Опыт работы помощником/бизнес‑ассистентом от 1 года либо опыт административной поддержки руководителя в крупной компании. Уверенный пользователь: MS Office (Excel — обязательно: формулы, сводные таблицы), Google Workspace, таск‑трекеры (Trello, Notion, YouGile, Битрикс24 и т. п.). Понимание базовых бизнес‑процессов: как устроены согласования, сроки, статусы, регламенты. Навыки деловой переписки и умение структурировать информацию: из «много слов» делать «чёткие тезисы». Личные качества: высокая организованность, внимание к деталям, умение работать в режиме многозадачности, стрессоустойчивость и такт в коммуникации. Готовность к оперативным задачам и смене приоритетов в течение дня. Что мы предлагаем Официальное трудоустройство по ТК РФ. Стабильную нагрузку и понятные процессы с возможностью влиять на их улучшение. Работу в крупном ТЦ с разносторонними задачами: не будет «одной рутины». Прозрачные критерии оценки и регулярную обратную связь от руководителя.