Делопроизводитель / Специалист по документообороту

Описание

📍 Уфа, ул. Блюхера, 2/3💰 от 50 000 + премии по результатам работы🕒 График работы: 5/2, с 10:00 до 19:00📄 Официальное трудоустройство по ТК РФ О компании Мы управляем коммерческой недвижимостью, которая находится во всех регионах России, поэтому нам нужен внимательный и системный специалист, который любит порядок в документах и умеет доводить административные процессы до результата. Если вам нравится работать с документами, взаимодействовать с контрагентами и поддерживать порядок в документообороте компании — будем рады познакомиться. Чем предстоит заниматься 1. Договоры и коммунальные услуги Ведение договоров с ресурсоснабжающими и обслуживающими организациями: отопление; ХВС и водоотведение; электроснабжение; ТКО; интернет; охрана; пожарная сигнализация и ТО пожарных систем; управляющие компании. Подготовка заявлений и документов для заключения, переоформления и расторжения договоров. Контроль сроков действия договоров и исполнения обязательств. Подготовка ежемесячной отчетности для арендодателей по коммунальным услугам. 2. Документооборот и делопроизводство Регистрация входящей и исходящей корреспонденции. Подготовка писем, запросов, заявлений и сопроводительных документов. Отправка и получение корреспонденции через Почту России и СДЭК. Подготовка конвертов, описи вложений, реестров отправлений. Контроль получения документов контрагентами. Взаимодействие с контрагентами по вопросам обмена оригиналами документов. 3. Работа с электронной корреспонденцией Подготовка документов на подпись. Сканирование и отправка документов по электронной почте. Контроль получения входящих номеров и ответов. Контроль исполнения направленных запросов и писем. 4. Архив и учет документов Ведение электронного архива на Яндекс Диске. Сканирование и систематизация: договоров аренды; договоров коммунальных услуг; доверенностей; соглашений; иных корпоративных документов. Формирование и актуализация реестров документов. 5. Дополнительные задачи Подготовка по шаблонам: договоров аренды; доверенностей; соглашений о расторжении; дополнительных соглашений. Распечатка счетов на оплату, поступающих на электронную почту. Подготовка актов сверок и запросов в адрес контрагентов. Составление описей передачи документов и имущества. Заказ канцелярских товаров (по мере необходимости). Посещение отделений Почты России и СДЭК для отправки и получения документов (2–3 раза в месяц). Наши ожидания ✔ Опыт работы делопроизводителем, офис-менеджером, помощником руководителя или специалистом по документообороту от 1 года; ✔ Уверенное владение: Microsoft Word; Excel; электронной почтой; сканирующей и офисной техникой; ✔ Грамотная письменная речь; ✔ Внимательность к деталям и документам; ✔ Умение работать с большим объемом информации; ✔ Высокий уровень ответственности и самоорганизации. Будет преимуществом Опыт работы с договорами аренды и коммунальными услугами; Опыт ведения архива документов; Опыт работы в сфере коммерческой недвижимости или строительства. Мы предлагаем ✅ Официальное трудоустройство; ✅ Стабильную “белую” заработную плату; ✅ Выплаты 2 раза в месяц без задержек; ✅ Современный комфортный офис в районе Горсовета; ✅ Оборудованную кухню и кофе-зону; ✅ Адекватную нагрузку и понятную зону ответственности; ✅ Поддержку коллег и возможность профессионального развития. В сопроводительном письме просим указать: Есть ли у вас опыт ведения документооборота и договорной работы? Работали ли вы с почтовыми отправлениями и архивами документов? Что вам больше всего нравится в административной работе?