Специалист по документообороту

Описание

ИЩЕМ ТИММЕЙТА В КОМАНДУ АДМИНИСТРАТИВНОГО СОПРОВОЖДЕНИЯ Здесь ты будешь вести поток документов по маркетинговым направлениям: договоры, счета, акты, отчеты и другие — от создания и согласования до подписания, оплаты и закрытия Это роль для человека, который умеет держать фокус на деталях, спокойно работает с большим объемом документов и помогает процессам двигаться вперед. Твой вклад будет влиять на стабильную работу разных направлений маркетинга: контента, медийной рекламы, продакшна, спецпроектов и других команд С тебя — внимательность, системность и готовность включаться в задачи, где важна высокая точность. С нас — поддержка команды, понятный онбординг и обучение на реальных процессах в среде, где можно предлагать улучшения, наводить порядок в процессах и расти в экспертизе вместе с бизнесом. В ЧЕМ ТВОЙ ВЫЗОВ? Вести потоки документов в рамках закрепленных направлений маркетинга и контролировать их движение на всех этапах Обрабатывать оригиналы документов через ЭДО — Контур.Диадок и Контур.Сайн Регистрировать документы в ЭДО Tessa и сопровождать их внутри процесса Сопровождать документы от создания до подписания: договоры, соглашения, приложения, счета, заявки, акты, отчеты, закрывающие документы и входящую корреспонденцию Помогать контрагентам и инициаторам корректно оформлять документы и разбираться в требованиях процесса Коммуницировать с контрагентами по вопросам подписания, получения оригиналов и закрывающих документов Сверять взаиморасчеты с контрагентами и помогать поддерживать актуальный статус по документам Взаимодействовать с менеджерами направлений, бухгалтерией, юридической командой, техподдержкой и другими смежными отделами Формировать регулярные отчеты по статусам, просрочкам и текущему объему документов. ТРИ СОВПАДЕНИЯ - И НАМ ТОЧНО ПО ПУТИ: Ты можешь самостоятельно вести документы, контролировать сроки и не терять детали даже в большом потоке задач Тебе комфортна операционная среда, где важно быстро переключаться между документами, контрагентами, инициаторами и внутренними системами Ты внимательный, спокойный и командный человек: готов помогать, задавать вопросы, подсказывать участникам процесса и не молчать, если что-то идет не так. КАКИЕ СКИЛЛЫ НАМ ВАЖНЫ: Есть опыт работы от 2-х лет с большим количеством документов и контроля их статусов Понимаешь основные виды документов и отличия между ними Знаешь структуру, правила оформления и логику формирования полного комплекта документов: от договора и приложений до закрывающих документов Умеешь вести деловую переписку с внутренними заказчиками и контрагентами Уверенно работаешь в Office и Google Docs Владеешь Excel или Google Sheets на среднем уровне: сводные таблицы, ВПР, основные формулы и функции Работал в электронных базах и системах документооборота. ЧТО ДАЛЬШЕ ЕСЛИ СЛУЧИТСЯ МЭТЧ? Встреча с рекрутером Тестовое задание Встреча с руководителем в офисе СБ и офер.