Помощник директора

Описание

Погрузитесь в динамичную и ответственную роль помощника директора, где ваша организованность и внимание к деталям станут ключом к успеху!Обязанности 1. Организация рабочего процесса директора: планирование и координация рабочего графика (на день, неделю, месяц); приоритизация задач и встреч с учётом стратегических целей компании; оперативное внесение изменений в расписание при возникновении срочных задач или форс‑мажоров; напоминание директору о предстоящих встречах, совещаниях и важных дедлайнах; синхронизация календаря директора с корпоративными системами планирования. 2. Работа с документацией: подготовка, оформление и систематизация служебных документов (отчёты, письма и т.п.); проверка корректности деловой переписки и официальных писем; регистрация, учёт и архивирование входящей и исходящей корреспонденции; обеспечение конфиденциальности информации и соблюдение правил работы с секретными документами; работа в системе электронного документооборота (СЭД), в т. ч. в режиме замещения директора (визирование документов, внесение резолюций, отслеживание статусов). 3. Подготовка и сопровождение мероприятий: организация совещаний, заседаний, переговоров и корпоративных мероприятий; составление повестки дня, формирование списка участников, рассылка приглашений; подготовка материалов, презентаций и раздаточных документов для мероприятий; бронирование переговорных комнат, обеспечение необходимым оборудованием (проектор, видеосвязь и т. п.); координация с подрядчиками (кейтеринг, техника, охрана и др.); ведение протоколов совещаний (фиксация решений, поручений, сроков и ответственных); контроль исполнения принятых решений. 4. Административная поддержка: обеспечение рабочего места директора оргтехникой, канцтоварами и прочими необходимыми ресурсами; контроль исправности офисной техники, организация её обслуживания и ремонта; поддержание порядка и эргономики на рабочем месте; заказ и закупка расходных материалов в соответствии с потребностями и бюджетом; внедрение и поддержка систем хранения документов (бумажных и электронных). 5. Коммуникация и взаимодействие: приём и маршрутизация телефонных звонков; организация приёма посетителей (предварительная запись, встреча гостей, ведение журнала посещений); координация взаимодействия директора с подразделениями компании; взаимодействие с внешними организациями и партнёрами (согласование встреч, ведение деловой переписки); передача поручений директора сотрудникам и контроль их выполнения. 6. Организация командировок: контроль бронирования билетов и гостиниц; оформление необходимых документов и виз (при международных поездках); составление программы пребывания; решение оперативных вопросов во время командировки. 7. Аналитическая и отчётная работа: сбор и систематизация данных для принятия управленческих решений; подготовка кратких сводных материалов и аналитических сводок; формирование отчётности по исполнению поручений за отчётные периоды; мониторинг сроков выполнения задач и информирование директора о статусе исполнения. 8. Решение оперативных задач: выполнение разовых поручений директора; быстрое реагирование на экстренные ситуации и нестандартные запросы; поиск информации и ресурсов для решения текущих вопросов; координация срочных процессов между подразделениями компании. Требования: высшее образование и стаж работы по направлению профессиональной деятельности не менее 3-х лет; грамотная устная и письменная речь; грамотное деловое общение (устное и письменное); деловой стиль одежды; сдержанный макияж и парфюмерия; ответственность и исполнительность; организованность и пунктуальность; дипломатичность и тактичность. Условия стабильная заработная плата с ежегодной индексацией; компенсация за питание; добровольное медицинское страхование; спортивные клубы, конкурсы, социальные проекты; жилищная программа; материальная помощь; санаторно-курортное лечение, детские путевки в ДОЛ на морском побережье; обучение, развитие и карьерный рост; рабочее место: приемная директора; график работы: понедельник-четверг с 8:00 до 17:00, в пятницу с 8.00 до 16.00. Изменение графика работы - по заявлению.