Ассистент генерального директора / специалист по протокольному сопровождению
Описание
Мы в поисках ответственного и профессионального ассистента генерального директора, которому предстоит заняться следующими задачами: Протокольное сопровождение генерального директора; Полное протокольное и организационное сопровождение официальных встреч, переговоров, визитов, форумов, конференций и иных мероприятий с участием генерального директора; Обеспечение соблюдения норм делового и официального протокола, делового этикета и субординации; Самостоятельное определение необходимого комплекса протокольных мероприятий исходя из формата события, статуса и состава участников; Разработка сценариев, программ и подробных таймингов мероприятий; Формирование порядка проведения официальных встреч и переговоров; Формирование и проверка состава участников мероприятий; Контроль корректности наименований организаций, должностей, Ф.И.О., титулов и форм обращения; Подготовка схем рассадки участников переговоров, совещаний, приемов и иных мероприятий; Определение порядка приветствия, представления, перемещения и сопровождения участников; Подготовка переговорных комнат, зон встречи, маршрутов перемещения и иных площадок с учетом требований протокола; Предварительный осмотр и проверка готовности площадок; Взаимодействие с протокольными службами государственных органов, компаний, партнерских организаций и принимающей стороны; Координация протокольных вопросов со службами безопасности, PR, транспортными, административными и иными подразделениями; Подготовка руководителя к мероприятию: информация о формате, составе и статусе участников, последовательности действий, тайминге и возможных протокольных нюансах; Контроль всех ключевых точек взаимодействия генерального директора с принимающей стороной и участниками мероприятия; Непосредственное сопровождение генерального директора в ходе официальных мероприятий; Контроль соблюдения тайминга и сценария; Оперативная корректировка протокольных и организационных решений при изменении состава участников, графика или иных вводных; Предупреждение и оперативное устранение протокольных и организационных рисков; Обеспечение высокого уровня комфорта, сервиса и организационной готовности для генерального директора и принимаемых им гостей; Формирование и ведение базы протокольной информации по ключевым партнерам, официальным лицам и организациям. Административное сопровождение; Комплексное административное и организационное сопровождение деятельности генерального директора; Организация рабочих встреч, совещаний и переговоров; Сбор, проверка и структурирование материалов к встречам и мероприятиям; Координация участников и подразделений, задействованных в подготовке мероприятий; Ведение и актуализация рабочего графика в части закрепленной зоны ответственности; Организация деловых поездок и командировок генерального директора, включая формирование детального маршрута и программы; Оперативное решение нестандартных организационных задач. Протоколирование и контроль поручений; Ведение протоколов отдельных совещаний и встреч генерального директора; Фиксация принятых решений, договоренностей, ответственных лиц и сроков; Формулирование поручений генерального директора по итогам обсуждений; Подготовка выписок из протоколов и доведение решений до исполнителей; Контроль исполнения отдельных поручений в закрепленной зоне ответственности. Наш идеальный кандидат: Готов к командировкам по РФ: Имеет высокий уровень ответственности и надежности; Исключительная внимательность к деталям; Системность и структурность мышления; Высокая организационная культура; Способность самостоятельно выстраивать протокольную логику мероприятия исходя из его формата, статуса и состава участников; Умение заранее выявлять потенциальные организационные и протокольные риски; Способность оперативно принимать решения в рамках своих полномочий при изменении сценария мероприятия; Высокая скорость реакции на изменения вводных; Проактивность и способность работать на опережение; Умение контролировать одновременно большое количество организационных элементов; Стрессоустойчивость и способность сохранять собранность в условиях высокой нагрузки и изменения планов; Высокий уровень самостоятельности; Умение работать в условиях сжатых сроков и высокой интенсивности; Дипломатичность и тактичность; Развитое чувство субординации; Высокий эмоциональный интеллект; Уверенная коммуникация с руководителями высшего звена, официальными лицами и представителями различных организаций; Высокий уровень конфиденциальности и умение работать с чувствительной информацией; Представительность, аккуратность, понимание требований к внешнему виду и поведению на мероприятиях различного уровня; Готовность брать на себя ответственность за конечный результат в своей зоне компетенции Знание заботится о тебе: График работы 5/2 с 10.00 до 19.00; ДМС со стоматологией после 3-х месяцев работы, врач и дни здоровья в офисе; Психолог в офисе/онлайн; Обучение: тренинги, мастер-классы, онлайн-курсы и другие ресурсы для развития; Доступ к программе лояльности BestBenefits; Карьерный рост с программой «Знание.Лидеры»; Яркая корпоративная жизнь: квизы, тимбилдинги дважды в год, спортивные команды по футболу и волейболу, волонтерские проекты, дни донора, летний проект «Каникулы в Знании» и новогодние праздники для детей сотрудников; Для твоей семьи – посещение наших мероприятий: кинопоказы, марафоны и встречи с известными лекторами; Отдых всей семьей со скидкой 20% в санаторно-курортном комплексе «Знание» в Сочи.