Делопроизводитель

Описание

Документооборот и корреспонденция Разработка и актуализация инструкции по делопроизводству Приём, регистрация, учёт и распределение входящей, исходящей и внутренней корреспонденции (бумажной и в системе электронного документооборота — СЭД). Контроль исполнения документов и поручений, соблюдения сроков. Составление и оформление официальных писем, служебных записок, актов, сводок. Проверка и согласование исходящей корреспонденции, подготовленной сотрудниками: выявление и исправление орфографических, пунктуационных, стилистических ошибок, контроль соответствия деловому стилю и правилам оформления. Отправка документов Почтой России, курьерскими и иными службами; составление реестров отправки, контроль возврата документов. Выдача корреспонденции адресатам под роспись. Ведение журналов учёта документов, баз данных. Архивное дело Организация и ведение архивного дела: отбор, упорядочение, комплектование, учёт, обеспечение сохранности документов, передаваемых в архив. Разработка и актуализация номенклатуры дел. Формирование дел, оформление обложек, переплёт, составление внутренних описей дел (в т.ч. постоянного срока хранения). Подготовка и передача документов на постоянное государственное хранение в установленном порядке. Организация мероприятий по уничтожению документов с истекающими сроками хранения (отбор, оформление актов, согласование). Прочее Прием и обработка запросов от сотрудников на поиск документов, создание и выдача копий, в том числе скан-образов, своевременное закрытие заявок. Участие в организации корпоративных мероприятий (по поручению руководителя). Выполнение поручений непосредственного руководителя в рамках функциональных обязанностей, решение текущих организационных вопросов. На период ежегодного отпуска или временного отсутствия секретаря руководителя — исполнение его обязанностей (оплачиваемое совмещение) Требования к кандидату Среднее профессиональное или высшее образование (предпочтительно: документоведение, архивоведение, делопроизводство). Знание правил делопроизводства: действующего ГОСТ, типовой инструкции по делопроизводству, требований к оформлению организационно-распорядительной документации. Уверенное владение системами электронного документооборота (СЭД) на уровне пользователя. Знание основ архивного дела: правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ, порядок передачи дел на постоянное хранение и уничтожение. Опыт работы с офисной оргтехникой, знание Почтовых правил (отправка заказных писем, оформление уведомлений, реестров). Безупречная грамотность, навыки корректуры и редактуры деловых текстов, умение выявлять и исправлять орфографические, пунктуационные и стилистические ошибки. Готовность при необходимости исполнять обязанности секретаря руководителя на время его отсутствия Внимательность, аккуратность, высокая самоорганизация. Обязателен опыт работы в должности делопроизводителя от 1 года Условия и возможности Занятость и место работы Полный рабочий день, штатная должность. Официальное трудоустройство, полностью «белая» заработная плата. Пятидневная рабочая неделя: пн–чт с 09:00 до 18:00, пт с 09:00 до 16:45. Дружный коллектив, лояльное руководство, возможность влиять на культуру учреждения. Место работы: г. Екатеринбург, ул. Гагарина, 53. Оплата труда Заработная плата: оклад + персональный повышающий коэффициент - 50 000 рублей на испытательный срок (3 месяца) После успешного прохождения испытательного срока - дополнительные ежемесячные и квартальные премии по результатам работы. Возможность досрочного завершения испытания. Социальный пакет и развитие Оформление в государственном автономном учреждении: стабильность, оплачиваемые отпуска и больничные, социальные гарантии. Профессиональное развитие (семинары, курсы), поддержка инициатив, готовность выделять бюджет на инструменты при грамотном обосновании. Почему эта вакансия — интересный вызов Здесь ценят инициативу и готовность предлагать улучшения, а не просто следовать шаблонам. При этом вы получаете стабильность государственного учреждения, нормированный график и реальную возможность влиять на правовую культуру организации. Если вы хотите профессионально вырасти на содержательных задачах в нетипичной и динамичной среде, видеть результат своей работы - приходите, обсудим. Примечание: дистанционный, гибридный характер работы, совмещение не рассматриваем. Ждём ваше резюме!