Секретарь

Описание

Обязанности Административный блок Жизнеобеспечение офиса: канцелярия, вода, хозяйственные товары, обслуживание техники, взаимодействие с арендодателем и клининговой службой Приём звонков, гостей и корреспонденции, работа с курьерскими службами Организация командировок под ключ: билеты РЖД и авиа, бронирование гостиниц, аренда транспорта, оформление приказов Организация участия компании в выставках и деловых мероприятиях: размещение, транспорт, подбор подрядчиков, перевозка оборудования Финансовый блок Приём и проверка чеков от монтажных бригад, составление за них авансовых отчётов Подготовка заявок на командировочные и подотчётные суммы Приём и первичный контроль документации: накладные, акты, счета-фактуры Комплектование пакетов документов для передачи в московский финансовый офис, ведение реестров передачи Делопроизводство Регистрация входящих и исходящих документов, ведение номенклатуры дел, архив Сканирование и систематизация документов, работа в системах электронного документооборота Учёт офисного имущества, участие в инвентаризациях Требования Опыт от 2 лет офис-менеджером, административным ассистентом или помощником руководителя с финансовой нагрузкой Обязателен практический опыт работы с авансовыми отчётами и подотчётными суммами — это ежемесячная рутина, а не разовые задачи Понимание состава первичных документов: кандидат видит, чего не хватает в пакете, до того как он уедет в Москву Уверенный Excel: сравнение предложений поставщиков, реестры, сводные таблицы Опыт самостоятельного бронирования билетов и гостиниц 1С и электронный документооборот (Диадок, СБИС) Грамотная письменная речь, аккуратность, умение вести несколько задач параллельно и держать сроки без напоминаний Образование высшее или среднее профессиональное Обязательное предоставление рекомендательных писем и/или контактов с предыдущих мест работы Будет преимуществом Опыт работы в строительной, проектной или ИТ-компании Опыт организации участия компании в выставках Навык работы с транспортными компаниями и отправкой грузов Условия Оформление по ТК РФ с первого дня 70 000 – 90 000 ₽ на руки по результатам собеседования График 5/2 с 9:00 до 18:00, работа в офисе Офис на Васильевском острове, 13-я линия, БЦ «Голицын» Прямое взаимодействие с руководством компании и головным офисом в Москве