Секретарь/помощник руководителя/ассистент

Описание

Обязанности: 1. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя организации. 2. Принимает и регистрирует корреспонденцию, направляет ее ответственным исполнителям. 3. В соответствии с резолюцией руководителя организации передает документы на исполнение. 4. Ведет картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществляет контроль за их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам. 5. Выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений. 6. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя. 7. Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование. 8. Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи. 9. Отправляет исполненную документацию по адресатам. 10. Осуществляет контроль за исполнением работниками организации изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя организации, взятых на контроль. 11. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников. 12. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность; подготавливает и сдает в архив организации документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составляет описи дел, передаваемых на хранение в архив. 13. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск. 14. Обеспечивает сохранность проходящей рабочей документации.