Начальник отдела административной поддержки
Описание
Обязанности: Цель роли Обеспечить бесперебойную административно‑хозяйственную работу объекта: поддерживать инфраструктуру в исправном состоянии, создавать безопасные и комфортные условия для персонала, контролировать подрядчиков и эффективно управлять бюджетом административного блока. Обязанности Управление административно‑хозяйственной деятельностью и инфраструктурой: организация работы вспомогательных служб (клининг, мелкий ремонт, обеспечение расходными материалами); контроль состояния помещений и территории: офисные зоны, раздевалки, душевые, комнаты приёма пищи, санитарные помещения, места общего пользования (МОП), прилегающая территория; обеспечение рабочих мест: закупка мебели, канцелярских принадлежностей, ключей, пропусков — при необходимости организация размещения сотрудников: распределение рабочих мест, закрепление постоянных рабочих мест, контроль посещаемости, регулярная отчетность по исполнению внутренних правил управления рабочими местами. Организация бытовых и сервисных зон для персонала: управление питанием на объекте (столовая, вендинговые аппараты, кофе‑пойнты): контроль качества, условий предоставления услуги и взаимодействия с подрядчиком; поддержание функциональности переговорных комнат: оснащение, чистота, готовность к встречам; организация комфортных условий труда. Административная поддержка и документооборот: организация ведение внутреннего документооборота и архива; обеспечение канцелярией и расходными материалами для офисной работы; координация работы службы секретарей: организация встреч, приём гостей, административное сопровождение мероприятий. Координация подрядчиков и исполнение сервисных контрактов: подбор и взаимодействие с подрядными организациями (клининг, техобслуживание, столовая, поставщики хозтоваров и пр.); заключение, контроль исполнения и актуализация договоров; приёмка работ, ведение претензионной работы, контроль качества услуг. Взаимодействие с внешними организациями: коммуникация с управляющей компанией, поставщиками услуг; взаимодействие с надзорными и контролирующими органами по вопросам эксплуатации объекта; решение эксплуатационных вопросов и урегулирование инцидентов. Бюджетирование, контроль затрат и отчётность: формирование сметы и бюджета административно‑хозяйственных расходов; контроль лимитов, анализ фактических затрат, поиск возможностей для оптимизации; подготовка отчётности по административному блоку. Требования: опыт управления административно‑хозяйственной службой либо эксплуатацией объектов — от 5 лет; знание норм охраны труда, пожарной и промышленной безопасности, умение применять их на практике; навыки бюджетирования, контроля подрядчиков, работы с договорами и претензионной работой; умение выстраивать и стандартизировать процессы, работать с заявками и инцидентами; владение инструментами учёта и планирования: 1С, системы заявок/сервис‑дески; высокий уровень организованности, умение расставлять приоритеты и работать в режиме многозадачности. Условия: Работа в стабильной фармацевтической компании России, занимающейся разработкой и производством лекарственных препаратов. Официальное оформление по ТК РФ. Бессрочный трудовой договор. ДМС, включая стоматологию, страхование жизни, страхование в путешествиях. Подарки детям к праздникам. Формат работы: на месте работодателя, график 5/2. Место работы: г. Зеленоград, Алабушево, ОЭЗ Технополис Москва. Бюджетирование, контроль затрат и отчётность: формирование сметы и бюджета административно‑хозяйственных расходов; контроль лимитов, анализ фактических затрат, поиск возможностей для оптимизации; подготовка отчётности по административному блоку. Требования: опыт управления административно‑хозяйственной службой либо эксплуатацией объектов — от 5 лет; знание норм охраны труда, пожарной и промышленной безопасности, умение применять их на практике; навыки бюджетирования, контроля подрядчиков, работы с договорами и претензионной работой; умение выстраивать и стандартизировать процессы, работать с заявками и инцидентами; владение инструментами учёта и планирования: 1С, системы заявок/сервис‑дески; высокий уровень организованности, умение расставлять приоритеты и работать в режиме многозадачности. Условия: Работа в стабильной фармацевтической компании России, занимающейся разработкой и производством лекарственных препаратов. Официальное оформление по ТК РФ. Бессрочный трудовой договор. ДМС, включая стоматологию, страхование жизни, страхование в путешествиях. Подарки детям к праздникам. Доступ к сервису скидок и привилегий от BestBenefits. Формат работы: на месте работодателя, график 5/2. Место работы: г. Зеленоград, Алабушево, ОЭЗ Технополис Москва.