Бизнес-ассистент

Описание

Производственная компания ищет бизнес-ассистента руководителя с функцией офис-менеджера.Нам нужен человек, который станет правой рукой директора в операционных вопросах и поможет держать под контролем задачи, сроки и договоренности внутри компании.Это не позиция «секретаря с поручениями». Важная часть работы — управленческий контроль и работа с информацией: вовремя собрать данные, понять статус задач, напомнить ответственным, зафиксировать результат и своевременно подсветить директору отклонения. Основные задачи.1. Контроль задач руководителя и компании: фиксировать задачи, договоренности и поручения директора; контролировать сроки и статусы выполнения; регулярно запрашивать информацию у ответственных сотрудников; напоминать о приближении сроков; выявлять просрочки и причины невыполнения; эскалировать директору проблемные вопросы; контролировать, чтобы задача была не просто «в работе», а доведена до конкретного результата. 2. Сбор информации для директора: оперативно собирать необходимые данные от подразделений и сотрудников; готовить для директора сводную информацию по текущим вопросам; контролировать предоставление отчетов и необходимых документов; структурировать информацию так, чтобы руководитель мог быстро принять решение; вести реестр ключевых задач, сроков и ответственных. 3. Контроль KPI и результатов: собирать фактические показатели по KPI сотрудников/подразделений; контролировать соблюдение сроков выполнения KPI-задач; вести таблицу план/факт; своевременно информировать директора об отклонениях; помогать руководителю видеть общую картину по выполнению задач и показателей. 4. Организация работы офиса: обеспечивать административную работу офиса; контролировать наличие необходимых материалов, документов и хозяйственных ресурсов, в том числе для новых сотрудников; взаимодействовать с подрядчиками и поставщиками по административным вопросам; организовывать встречи, совещания и рабочие мероприятия; вести документооборот и деловую переписку в рамках зоны ответственности. 5. Организационная поддержка директора: вести календарь и рабочие встречи руководителя; готовить материалы к встречам и совещаниям; фиксировать договоренности по итогам встреч; контролировать выполнение принятых решений; при необходимости самостоятельно координировать взаимодействие между сотрудниками. Нам нужен человек, который: умеет держать в голове и в системе много задач одновременно; не боится напоминать руководителям и сотрудникам о сроках; умеет задавать вопросы: «Что сделано?», «Что осталось?», «Когда будет результат?»; не ждет, пока ему несколько раз напомнят о его собственной задаче; умеет работать с таблицами, цифрами и отчетностью; внимателен к деталям, но при этом видит общую картину; умеет отделять действительно важное от второстепенного; спокойно работает в ситуации, когда одновременно возникает несколько срочных задач; обладает высокой личной организованностью и ответственностью; умеет корректно, но настойчиво добиваться выполнения договоренностей. Будет преимуществом: опыт работы бизнес-ассистентом руководителя, координатором, офис-менеджером, помощником директора или руководителя проекта; опыт контроля KPI, отчетности или проектных задач; опыт работы в производственной или проектной компании; уверенный Excel / Google Таблицы; понимание принципов постановки и контроля задач; опыт работы с CRM, Битрикс-24, таск-трекерами или корпоративными системами учета. Мы предлагаем: работу непосредственно в связке с директором; возможность влиять на организацию управленческих процессов компании; понятную зону ответственности и измеримый результат работы; оформление и стабильную работу в развивающейся компании; Как будем оценивать результат работы:Для нас важно не количество отправленных напоминаний, а результат:задачи зафиксированы → ответственные определены → сроки понятны → информация собрана → отклонения выявлены → задачи доведены до результата. Если вам нравится порядок, контроль, работа с информацией и ощущение, что благодаря вам руководителю не приходится держать всё в голове, будем рады познакомиться.