Тревел-менеджер / Координатор гостеприимства (MICE)
Описание
Заработная плата: от 90 000 до 110 000 руб. на руки , итоговый размер обсуждается по результатам собеседования) О компании:«Меди Экспо» — крупнейший конгресс-оператор в сфере медицины. Мы организуем масштабные всероссийские научные форумы, выставки и конференции, ищем в команду системного, внимательного и позитивного MICE-координатора.Обязанности:• Координация работы со спикерами и участниками:o Поддерживать связь с лекторами по всем сервисным вопросам (проживание, питание, трансфер);o Консультировать участников, давать понятные инструкции, вести базу данных по размещению (кто где живёт, даты заезда/выезда);o Оперативно обрабатывать запросы по сервису, устранять проблемы на местах.• Организация питания на проектах:o Рассчитывать количество порций (кофе-брейки, обеды, фуршеты) с учётом количества участников;o Подбирать подрядчиков (кейтеринг, рестораны), согласовывать меню, графики подачи еды и необходимое оборудование;o Контролировать качество услуг в день мероприятия, фиксировать объёмы и собирать первичные документы для бухгалтерии.• Организация проживания:o Формировать пул подходящих отелей с учётом бюджета и требований (включая требования спонсорского комплаенса);o Бронировать номера для спикеров, согласовывать спец. условия (ранний заезд, поздний выезд);o Вести реестр бронирований, контролировать лимиты мест, взаимодействовать с отелями при заселении и собирать закрывающие документы.• Выписка и учёт проездных документов:o Оформлять и выписывать авиа и ж/д билеты для спикеров через сайт подрядчика/агентства;o Проверять корректность персональных данных в билетах, отслеживать статусы бронирований и собирать посадочные талоны/отчётность.• Логистика и транспорт:o Организовывать трансферы для спикеров и VIP-участников, контролировать подачу машин подрядчиками;o Заказывать корпоративное такси для сотрудников, вести учёт расходов;o Организовывать срочную доставку документов и грузов курьерскими службами.• Просчёт и сопровождение тендерных запросов:o Собирать исходные данные для тендеров (география, даты, количество участников);o Направлять запросы коммерческих предложений подрядчикам (отели, кейтеринг) и контролировать сроки ответов;o Проводить сравнительный анализ предложений (стоимость, штрафы, качество) и рассчитывать итоговые сметы по разным сценариям (оптимальный, эконом, премиум).• Планирование, отчётность и администрирование:o Участвовать в составлении смет по логистике, контролировать фактические расходы;o Формировать итоговые отчеты по сервисной части мероприятия;o Создавать счета в системе 1С по услугам проживания, питания, транспорта и билетов, контролировать оплаты;o участие в заключении рамочных договоров по бронированию отелей и площадок на следующий календарный год.Требования к кандидату:• Высшее или неоконченное высшее образование (преимуществом будет профильное: туризм, гостиничное дело, event, менеджмент).• Уверенный пользователь Excel / Google Таблиц (умение работать со списками, формулами и большими массивами данных — критически важно).• Высокая грамотность, аккуратность и фанатичная внимательность к деталям (ошибки в ФИО билетов или цифрах счетов недопустимы).• Опыт работы в сфере event-логистики, гостиничного дела (отдел продаж/мероприятий) или business travel от 1–2 лет — критически важен.• Уверенное знание 1С (заведение контрагентов, создание счетов, контроль оплат) — будет вашим преимуществом и позволит быстро войти в курс дел.• Понимание принципов работы с закрывающими документами, договорами и тендерными запросами.• Стрессоустойчивость и доброжелательность в общении с людьми.Условия работы:• Официальное оформление по ТК РФ с первого дня.• Четкие регламенты, передача дел от уходящего сотрудника и поддержка команды на старте.• График работы: 5/2, полностью в офисе на Нахимовском проспекте (без удаленки).• Стабильная заработная плата с прозрачными условиями выплаты.• офис недалеко от метро нахимовский пр