Руководитель административной службы

Описание

Почему нам стоит работать вместе: Руководство административной службой в 3 клиниках сети; Работа в прогрессивной клинике с ИИ-технологиями; Официальное оформление по ТК РФ, з/п выше рынка с ежегодной индексацией; Льготное стоматологическое обслуживание для вас и близких, ДМС после 6 мес.; Реальная управленческая позиция с влиянием на сервисную политику сети. Ваши задачи (чем предстоит заниматься): Управление командой администраторов (3 клиники): Организация и контроль работы администраторов 3-х филиалов: распределение смен, контроль графика работы, контроль соблюдения стандартов сервиса, контроль кассовой дисциплины, контроль заполнения журналов и документов в зоне ресепшн; Разбор конфликтных и нестандартных ситуаций, обучение сотрудников алгоритмам действий в нештатных ситуациях. Регулярное прослушивание и анализ телефонных переговоров. Оценка коммуникации администраторов по чек-листу. Разбор ошибок. Обучение телефонным переговорам. Проведение регулярных встреч (онлайн/офлайн) с командой. При необходимости, помощь коллективу в работе на ресепшн. Сервис-менеджмент: Контроль качества обслуживания на ресепшн, работа с обращениями и отзывами пациентов по всей сети; Контроль чистоты в холле, ординаторской, на ресепшен и других общественных зонах клиник; Создание чек-листов и регламентов по сервису для администраторов; Обучение и адаптация: Введение в должность новых администраторов, наставничество; Обучение команды, проведение аттестаций; Работа с CRM и отчетность: Контроль заполнения базы данных (Ident) во всех клиниках; Анализ причин отказов и неявок в разрезе филиалов, подготовка отчетности для руководства; Мониторинг KPI команды и работа над их улучшением. Организация жизнедеятельности клиник: Обеспечение жизнедеятельности клиник, отслеживание наличия и заказ продуктов, чая, кофе в ординаторскую; Контроль и заказ запасов канцелярии и расходных материалов для административной группы по всем трем филиалам; Списание в честном знаке воды и продуктов; Работа со страховыми компаниями: Подготовка реестров оказанных услуг; Отправка документации; Оперативное решение возникающих вопросов. Ключевые требования: Опыт работы в стоматологии от 5 лет, из них не менее 1 года на управленческой должности (Руководитель административной службы, Управляющий филиалом, Руководитель отдела сервиса); Опыт управления распределенной командой (от 5 человек в разных точках); Управленческие навыки: умение ставить задачи, контролировать исполнение, обучать и мотивировать команду администраторов во всех филиалах; Знание метрик: понимание KPI администраторов, умение работать с показателями записи, конверсии, анализ причин отказов и неявок по сети; Опыт работы в CRM (мы работаем в IDENT - это плюс), знание основ документооборота; Грамотная речь, тактичность и, конечно, эмпатия; Системное мышление, проактивность и искреннее желание создавать сервис премиального уровня на уровне всей сети. Наличие автомобиля будет преимуществом.