Офис-менеджер

Описание

Офис-менеджер — ООО «ПромБИТ» Москва | Производственная компания | Полная занятость ООО «ПромБИТ» ищет офис-менеджера, который возьмет на себя организацию повседневной жизни офиса, взаимодействие с рядом внешних поставщиков и значительную часть административного документооборота компании. Нам нужен самостоятельный, аккуратный и доброжелательный человек, которому нравится, когда вокруг все организовано, документы не теряются, поставщики вовремя получают информацию, а сотрудникам комфортно работать. Основные задачи Организация работы офиса Закупка ТМЦ и расходных материалов, необходимых для работы офиса, за исключением оргтехники. Поддержание порядка, уюта и комфортных условий работы сотрудников. Взаимодействие с комендантом арендуемого здания, в том числе оформление пропусков и получение первичной документации. Взаимодействие с уборщицей офисных помещений Прием гостей и делегаций. Контроль состояния 7 арендных квартир, взаимодействие с их собственниками Организация питания сотрудников Ежедневное взаимодействие с поставщиком обедов. Сбор и оформление заказов по меню. Учет фактически заказанных и полученных обедов. Получение и контроль первичной документации поставщика. Логистика и корреспонденция Взаимодействие с грузоперевозчиками: заказ автомобилей, координация перевозок, получение первичных документов. Учет входящей и исходящей корреспонденции. Отправка и получение почтовой корреспонденции через Почту России. Отправка и получение посылок через СДЭК и курьеров. Прием сообщений, поступающих через сайт компании, и их оперативное направление соответствующим сотрудникам. Помощь вахтовикам в заказе билетов (при необходимости) Первичная документация и 1С Получение первичной документации от поставщиков и контрагентов. Проверка наличия и комплектности документов. Сканирование и систематизация первичной документации. Внесение первичных документов в 1С. Передача и хранение оригиналов документов в соответствии с установленным порядком (Архив). Контроль выполнения поручений Ген Директора (1С Документооборот) Поддержка HR-функции Выполнение отдельных административных поручений HR-менеджера. Помощь в организации собеседований, встреч и иных HR-мероприятий по запросу. Что для нас важно Опыт работы офис-менеджером, администратором офиса, специалистом по документообороту или на аналогичной позиции. Практические навыки работы в 1С с первичной документацией. Понимание основных видов первичных документов. Уверенное владение компьютером и стандартными офисными программами. Аккуратность при работе с документами и цифрами. Хорошая самоорганизация и способность одновременно вести несколько небольших задач. Умение самостоятельно взаимодействовать с поставщиками и подрядчиками. Грамотная устная и письменная речь. Доброжелательность и нормальное человеческое отношение к коллегам и гостям компании. Опыт работы в производственной компании и опыт взаимодействия с предприятиями, работающими в рамках ГОЗ, будут преимуществом. Какого человека мы ищем Для нас офис-менеджер — это человек, благодаря которому значительная часть повседневной жизни компании просто работает. Нам нужен человек, который замечает, что заканчивается бумага, до того как она закончилась; помнит, что от перевозчика нужно получить закрывающие документы; не оставляет входящее письмо лежать без движения; может самостоятельно решить небольшой административный вопрос и понимает, когда вопрос уже достаточно серьезный, чтобы привлечь руководителя. Мы ценим ответственность, аккуратность, инициативность и здравый смысл больше, чем красивое название предыдущей должности. Условия Работа в ООО «ПромБИТ», российской производственной компании. Оформление в соответствии с ТК РФ. Полная занятость. Работа преимущественно на территории компании в Москве, ул. Подольских Курсантов 34. Непосредственное взаимодействие с финансовой службой, HR и руководителями компании. Уровень заработной платы обсуждается с кандидатом индивидуально.