Специалист по делопроизводству юридического отдела

Описание

Мы развиваем систему документооборота предприятия и выстраиваем единые правила подготовки, согласования, регистрации, исполнения и хранения документов. Ищем внимательного и системного специалиста по делопроизводству, который будет контролировать соблюдение установленного порядка работы с организационно-распорядительными документами во всех подразделениях предприятия, обеспечивать сохранность оригиналов договоров и корректное отражение договорных, финансовых и иных документов в 1С. Основные задачи: 1. Ведение делопроизводства юридического отдела: регистрация, учёт, систематизация, хранение и оперативный поиск документов, в том числе: - внесение в 1С сведений о договорах, дополнительных соглашениях, счетах и иных связанных документах; проверка полноты, корректности и актуальности реквизитов, статусов и прикреплённых файлов; - формирование и актуализация номенклатуры дел юридического отдела; контроль правильности формирования дел, систематизации документов и передачи завершённых дел на архивное хранение. - организация хранения оригиналов договоров, дополнительных соглашений, спецификаций, протоколов разногласий, актов и иных договорных документов. 2. Контроль соблюдения подразделениями предприятия утверждённого порядка подготовки, оформления, согласования, регистрации, исполнения и хранения организационно-распорядительных документов. 3. Проверка проектов приказов, распоряжений, служебных записок, писем, протоколов и иных документов на соответствие утверждённым шаблонам, правилам оформления, требованиям к реквизитам, порядку согласования, а также на наличие необходимых приложений, согласований и иных сопроводительных документов. 4. Возврат документов на доработку при выявлении нарушений или неполного комплекта документов, контроль устранения замечаний и соблюдения сроков доработки. 5. Формирование, ведение и актуализация базы шаблонов организационно-распорядительных, договорных и иных типовых документов. 6. Участие в разработке, внедрении и актуализации единых правил, регламентов, инструкций и алгоритмов подготовки, согласования, регистрации, исполнения и хранения документов. 7. Контроль соблюдения сроков оформления, согласования, регистрации, исполнения и передачи документов на хранение; информирование ответственных лиц о просроченных, неполных или оформленных с нарушениями документах. 8. Взаимодействие с подразделениями предприятия по вопросам предоставления документов, устранения ошибок, доработки комплектов документов и актуализации информации в 1С. 9. Консультирование работников подразделений по правилам подготовки, оформления, согласования и передачи организационно-распорядительных и договорных документов. 10. Участие в автоматизации документооборота и внедрении процессов в 1С и системе электронного документооборота; подготовка предложений по улучшению действующих процессов, шаблонов и порядка обработки документов. 11. Помощь и выполнение иных поручений начальника юридического отдела. Требования к кандидату: Высшее образование. Опыт работы в делопроизводстве, секретариате не менее 2 х лет. Знание правил оформления организационно-распорядительных документов: приказов, распоряжений, служебных записок, писем, протоколов. Практический опыт работы с договорами, договорными документами, реестрами и архивом будет преимуществом. Опыт формирования номенклатуры дел, систематизации документов и организации хранения. Уверенное владение Word, Excel, электронной почтой, системами электронного документооборота. Обязателен опыт работы в 1С Бухгалтерия, 1С Документооборот; преимуществом будет опыт внесения и сопровождения договоров, счетов и иных документов. Внимательность к реквизитам, срокам, комплектности документов и сохранности оригиналов. Умение работать с большим объёмом информации, соблюдать конфиденциальность и доводить задачи до результата. Мы ценим: Системность и аккуратность. Высокую внимательность к деталям. Ответственность и исполнительность. Умение планировать работу и соблюдать сроки. Навык корректного взаимодействия с сотрудниками разных подразделений. Готовность объяснять правила работы с документами и контролировать их соблюдение. Инициативность в вопросах наведения порядка и совершенствования процессов. Мы предлагаем: Уверенность в завтрашнем дне: работа на стабильном предприятии, входящем в холдинговую компанию АО «Технодинамика» (государственная корпорация «Ростех»). Стабильность и долговременное сотрудничество: соблюдение трудового законодательства, расширенные социальные гарантии, возможность подработок. Обучение и развитие за счет работодателя: возможность освоить новую профессию, повысить квалификацию за счет предприятия. Заботу о здоровье: расширенное медицинское обслуживание, наличие собственного здравпункта, обеспечение спецодеждой и СИЗ. Комфорт: на территории предприятия имеется своя столовая, бесплатное обеспечение питьевой водой. Работу по четкому графику: 5/2 с выходными в субботу и воскресенье. Транспортную доступность: производственная площадка находится в центре г. Тулы, на улице Мосина. Новогодние подарки для детей сотрудников. Выплата материальной помощи в сложных жизненных ситуациях. Ежемесячные премии.