Секретарь

Описание

Требуемый опыт работы: не менее 3 лет
Занятость: полная, полный рабочий день

Благотворительный фонд приглашает в команду секретаря-администратора .

Мы рассматриваем ответственного и организованного специалиста, обладающего высоким уровнем деловой коммуникации, внимательностью к деталям и устойчивыми навыками работы с документооборотом. Для данной позиции важно умение корректно и грамотно формулировать официальные письма, выстраивать деловую переписку и коммуникации и обеспечивать высокий уровень всесторонней административной поддержки деятельности Фонда.

Обязанности:

• контроль и ведение общего документооборота организации, включая обработку входящей и исходящей корреспонденции;
• прием телефонных звонков, их фильтрация и грамотное перенаправление, организация приема посетителей; первичная встреча посетителей;
• работа с электронными письмами, поступающими на общие почтовые ящики Фонда;
• подготовка, согласование и отправка официальных писем-ответов на внешние запросы;
• ведение делопроизводства, систематизация и хранение документов, формирование дел, подготовка архивов;
• подготовка информационных писем в адрес руководителей организаций и органов власти, контроль их отправки и получения;
• организация совещаний и переговоров: подготовка помещений, оповещение участников, составление и распространение повестки дня, оформление протоколов и контроль исполнения решений;
• формирование и актуализация библиотеки шаблонов писем для внутреннего использования;
• организация и контроль поздравлений партнеров Фонда (отслеживание дат, заказ и доставка цветов, писем и подарков), а также рассылка корпоративных подарков;
• обеспечение жизнедеятельности офиса (включая заказ и получение от поставщиков канцелярских товаров, товаров для хозяйственных нужд и пр., выдача ТМЦ в работу, участие в инвентаризации);
• координация и организация работы с ответственными лицами арендодателей и поставщиков услуг в части обеспечения жизнедеятельности офиса
• координация работы водителя;
• всесторонняя организационная поддержка деловых командировок руководства организации и руководителей структурных подразделений, а также в случае необходимости сотрудников организации;
• подготовка и рассылка внутренних информационных и административных сообщений по организации (распоряжения, изменения графиков работы, кадровые изменения и др.).
• исполнение оперативных поручений руководства организации по ее организационной и административно-хозяйственной деятельности

Требования:

• среднее специальное или высшее образование;
• умение эффективно работать в команде;
• безупречное знание делопроизводства и правил русского языка;
• высокая степень внимательности, организованности и ответственности;
• пунктуальность, грамотная устная и письменная речь;
• знание норм делового этикета;
• опыт работы на аналогичной позиции;
• уверенное владение Microsoft Office.

Условия:

• график работы: 5/2, с 10:00 до 18:00;
• официальное трудоустройство;
• конкурентоспособная заработная плата;
• добровольное медицинское страхование и корпоративная связь;
• работа в офисе (м. Смоленская);