Бизнес ассистент

Описание

Кого ищем

Ищем системного бизнес ассистента CEO, который умеет:

собирать информацию из разных людей/чатов/таблиц,

превращать её в короткие статусы + решения + поручения,

дожимать исполнение (followup),

и наводить порядок в коммуникациях/процессах.

Это роль для тех, кто любит структуру, ответственность и темп.

Задачи (что ты будешь делать)

1) CEOофис: календарь, встречи, решения

Вести календарь CEO: приоритеты, подготовка встреч, окна фокуса .

Готовить встречи: повестка, материалы, список вопросов, чего надо добиться по итогу.

Вести протоколы встреч по формату: факт решение владелец срок контроль.

Следить, чтобы решения не умирали: напоминать, фиксировать статусы, эскалировать.

2) PMO: задачи, контроль, дисциплина исполнения

Вести единый backlog задач (что делаем / кто делает / до какой даты / что значит готово ).

Обновлять статусы раз в неделю по ключевым блокам: деньги/продажи/реализация/документы/риски.

Подсвечивать что горит (P0) и предлагать варианты решений (не просто проблема ).

3) Прозрачность по деньгам и документам (в паре с Ирой)

Собрать еженедельный 1страничный отчёт CEO:

касса / прогноз / блокеры денег / дебиторка / что нужно решить.

Контролировать, чтобы по проектам были статусы оплат и документов (не в голове и не в чатике ).

Держать порядок в артефактах: ссылки на таблицы, реестры, протоколы, файлы.

4) Коммуникации и порядок

Наводить гигиену рабочих чатов: кто владелец, где итог, где задача, где файл.

Структура на диске: версии, названия, быстрый поиск, единый источник правды .

Шаблоны: протокол встречи, weeklystatus, запрос статусов, сообщениеfollowup.

5) Поддержка найма (по мере роста)

Публикация вакансий, первичный скрининг, организация интервью.

Онбординг: чеклисты, доступы, контроль первых задач.

Личные поручения CEO возможны, но приоритет бизнесконтур.

Что важно в этой роли (ожидания)

Ты умеешь думать как менеджер, а не исполнитель по поручениям .

Ты умеешь держать 30 задач и не терять ни одну.

Ты не боишься дожимать и возвращать людей к срокам.

Ты пишешь коротко и по делу (1 2 экрана, без воды).

Требования

Обязательное:

Опыт ассистента / координатора / PM / операционки от 1 года (или сильный релевантный опыт).

Уверенный Google Sheets/Excel, Google Docs/Notion/аналог (табличное мышление).

Сильная письменная коммуникация: фиксировать договорённости чётко.

Высокая аккуратность, пунктуальность, конфиденциальность.

Умение работать в темпе и переключаться между задачами без потери качества.

Плюсом будет:

Опыт в агентстве (marketing/PR/influencer), сервисном бизнесе.

Базовая финансовая грамотность (касса, дебиторка, маржа на бытовом уровне).

Опыт ведения протоколов/decision log/risk log.

Как поймём, что ты успешен(на) (KPI на 60 90 дней)

100% ключевых встреч CEO проходят с повесткой и итоговым протоколом.

80 90% поручений CEO доводятся до результата в срок (или с понятной причиной/переносом).

Есть рабочий ритм: weeklyотчёт CEO (касса/блокеры/риски/решения) всегда вовремя.

Снижается количество пожаров из-за хаоса (пропущенные сообщения, забытые договорённости, потерянные файлы).

Условия

Формат: офис/гибрид/удалённо обсуждается.

Полная занятость.

Зарплата: обсуждается по уровню (фикс + возможный бонус по результату).

Работа напрямую с CEO, быстрый рост в сторону Chief of Staff / операционного руководителя при сильном результате.