Помощник руководителя / Офис-менеджер / Секретарь

Описание

ГБУ МО ЦМУ приглашает кандидата на вакансию - Помощница руководителя / Офис-менеджер / Секретарь.

Ждем Ваши отклики.

Просьба присылать резюме с фотографией и пожеланиями по оплате труда.

Что нужно будет делать:

• Выполнять поручения руководителя (встроиться и работать в команде);
• Организация работы документопотоков и связанных с ними процессов функционирования офиса. Подготовка копий документов (создание копии, заверение, прошивка и нумерация), работа по оформлению документов;
• Работа с электронными программами - Битрикс 24, 1С, МСЭД, MS Office и сложной оргтехникой;
• Ведение документооборота и электронного документооборота - входящей / исходящей корреспонденции, деловой переписки;
• Ведение протоколов совещаний руководства и их письменная подготовка;
• Взаимодействие со смежными службами / подразделениями учреждения и внешними организациями по отдельным поручениям;
• Подготовка приказов, удостоверений, аналитических материалов и иных необходимых документов, а также отчетности по документообороту;
• Встреча посетителей офиса учреждения, в т.ч. подготовка чая/кофе;
• Организация (приобретение) питания для руководителя, контроль за уборкой клининга и т.п. задачи по офису.

Требования к кандидату:

• Желание понимать, учиться и добиваться результата (в т.ч. понимание задач).
• Владение навыками работы с электронными программами - Битрикс 24, МСЭД, MS Office (оперативно изучить или уметь работать на уровне ЭКСПЕРТА в системе МСЭД, Битрикс24 );
• Уметь и понимать ПРИНЦИПИАЛЬНО всю цепочку действий документооборота (поступление-регистрация-передача руководителю-распределение-контроль-исполнение-завершение) от регистрации входящих и исходящих документов учреждения (почта России, электронная почта организации и руководства, МСЭД, Битрикс24, нарочно, СБИС), до распределения документов на ответственных исполнителей, контроля исполнения и завершения задачи с ее закрытием;
• Контролировать обращения и поручения с напоминанием о сроках исполнения (минимум за 3 дня до контрольного срока и в день контрольного срока), а также контроль по задачам в Битрикс24;
• Отслеживание порядка и уборки клининговой организацией в офисных помещениях и помещений для приема пищи, уборных, кабинетах руководства (периодический контроль за уборкой по чек листу для каждого помещения и проверка ведения журнала уборки).
• Организация и контроль за ведением питания руководства;
• Организация и контроль за ведением замены фильтров воздуха в офисе;
• Проверка готовности офиса к новому дню, в т.ч. работоспособности техники на этаже и иные смежные задачи;
• Составление различных заявок для нужд учреждения, оформлением пропусков работникам в помещения и на парковку, ведение таблицы по пропускам автомобилей работников на служебную парковку БЦ Гринвуд и т.п.;
• Приветствуется наличие высшего образования и опыта работы в государственных организациях и учреждениях,
• Исполнительность, коммуникабельность, лояльность и умение быстро адаптироваться;
• Внимательность при работе с объемами информации, обладание грамотной устной и письменной речью, желателен опыт в протоколировании встреч / совещаний руководителя;
• Способность планировать - определять приоритеты / распределять рабочее время, ответственность, умение самостоятельно ставить задачи и контролировать их исполнение;
• Доброжелательность в общении с сотрудниками / партнерами / контрагентами, стрессоустойчивость;
• Презентабельный внешний вид и офисный стиль одежды.

Готовы предложить:

• Соблюдение ТК РФ;
• Стабильную работу в государственном учреждении;
• График 5 / 2 (9.00-18.00);
• Своевременную заработную плату - от 85 тыс. на руки (итоговый размер по результатам собеседования);
• Оплату отпуска и больничных листов;
• Премирование по итогам квартала и года;
• Сплоченность коллектива, обучение, поддержка со стороны коллег / руководства, тимбилдинг;
• Комфортный офис на территории бизнес-парка "Гринвуд";
• Бесплатный корпоративный транспорт от м. Сходненская (15 мин на автобусе).

Место работы - Московская область, городской округ Красногорск, деревня Путилково, территория Гринвуд , строение 23 .