Офис-менеджер со знанием английского языка

Описание

Мы ищем высокоорганизованного, инициативного и ориентированного на работу с людьми офис-менеджера, который будет обеспечивать бесперебойную и эффективную работу нашего московского офиса на ежедневной основе. Вы будете отвечать за все административные вопросы офиса - от управления расходными материалами и поставщиками до поддержки персонала и координации мероприятий. Ключевая роль в этой роли заключается в оказании всесторонней поддержки иностранным коллегам, посещающим Россию, включая управление необходимыми процессами иммиграционной регистрации. Идеальный кандидат - специалист по решению проблем, обладающий отличными коммуникативными навыками, вниманием к деталям и опытом работы с российскими бюрократическими процедурами.

Что нужно будет делать:

Офис-менеджмент и администрирование:

• Организация повседневной работы офиса (чистота, порядок, безопасность).

• Контроль закупок канцтоваров, оборудования, управление офисным бюджетом и расходами.

• Взаимодействие с руководством здания, поставщиками и сервисными службами.

• Обработка почты, поддержка отдела персонала в административных задачах.

• Актуализация офисных регламентов и процедур.

Поддержка иностранных сотрудников и посетителей:

• Комплексная поддержка иностранных коллег во время визитов в Россию.

• Организация иммиграционной регистрации, консультации по визовым вопросам и помощь в подготовке приглашений.

• Организация трансферов, проживания, связи (SIM-карты).

• Культурная адаптация и ориентация в Москве.

Техническая поддержка и координация:

• Взаимодействие с IT-службой по вопросам офисной техники, телефонии и интернета.

• Управление системами доступа (ключи, карты, сигнализация).

• Контроль за состоянием оборудования и организация ремонта.

Коммуникации и координация мероприятий:

• Приём посетителей и звонков, поддержка внутренних коммуникаций.

• Организация и координация встреч, мероприятий, а также клиентских визитов (кейтеринг, подготовка помещений).

Наши ожидания от кандидата:

• Опыт работы в качестве офис-менеджера, администратора офиса или аналогичной должности.
• Желательно знание процедур иммиграционной регистрации в России и требований, предъявляемых к иностранным посетителям.
• Исключительные организаторские способности и умение управлять временем, умение расставлять приоритеты в решении множества задач.
• Хорошие навыки устного и письменного общения на английском и русском языках (свободное владение обязательно).
• Владение пакетом Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
• Высокий уровень осмотрительности и конфиденциальности при работе с конфиденциальной информацией и личными документами.
• Активная жизненная позиция и способность работать независимо.

Мы предлагаем:

• Конкурентоспособная заработная плата (пожалуйста, укажите ваши ожидания в сопроводительном письме или в резюме)
• Работа в динамичной команде профессионалов
• Медицинская страховка после испытательного срока
• Работа в офисе или в гибридном режиме