Ассистент руководителя отдела дизайна

Описание

О компании

Мы студия дизайна Artum , работаем с 2010 года. Начиная как небольшой семейный бизнес, сегодня мы крупная студия, специализирующаяся на дизайне и ремонте квартир и домов бизнес- и премиум-класса.
Наши проекты реализованы в знаковых жилых комплексах Санкт-Петербурга ЖК Привилегия , Леонтьевский мыс и других.

Мы многократные победители ADD Awards (2017, 2018, 2019), а наши работы публикуются в профильных журналах.
Более 1000 клиентов доверили нам свои дома.

Компания активно растёт, и сейчас мы ищем внимательного и организованного ассистента руководителя отдела дизайна для долгосрочного сотрудничества.

Основные задачи

• Выполнение поручений руководителя отдела дизайна.

Документооборот:

• Подготовка/печать/отправка договоров, актов, доп.соглашений, счетов, отчетных финансовых документов на проектирование и дизайнерское сопровождение реализации дизайн-проектов.

• Ведение реестров документов.

• Контроль возвратов подписанных оригиналов в студию (заказчики и контрагенты).

• Оперативное хранение и систематизация документов в облачном хранилище и в офисе студии.

• Контроль отправки документов дизайнерами заказчикам и в специализированные отчётные чаты.

• Написание и отправка писем заказчикам с закрывающими документами.

• Отправка документов курьерской службой и в ЭДО (+ контроль подписания)

• Запрос и проверка сверок бухгалтерии.

Отчётность:

• Заполнение и актуализация сводных таблиц проектов студии (СПб / Мск) в соответствии с обновлением данных на проектах, закрытию этапов и получением оплат.

• Поддержание аккуратности и визуального порядка в таблицах.

• Контроль оплат от заказчиков и поставщиков.

• Создание отчётов из таблиц (еженедельно).

• Помощь руководителю в подготовке, проведении, протоколировании планёрок.

• Обработка отчётов дизайнеров и внесение данных в таблицы.

Персонал:

• Первичный подбор ведущих дизайнеров, визуализаторов, чертежников (для филиалов в СПб и Мск).

• Организация вводных действий для новых сотрудников.

• Ответы дизайнерам на вопросы по регламенту студии.

• Рассылки: опросы и напоминания коллегам.

• Актуализация загруженности дизайнеров и исполнителей.

• Участие в создании регламентов и внутренних документов студии.

Сервис:

• Подготовка и оформление красивых коммерческих предложений.

• Сбор обратной связи заказчиков о работе со студией.

• Создание чатов новых проектов, добавление участников, написание писем и сообщений заказчикам.

• Мониторинг своевременности обратной связи от дизайнеров и отправке материалов в срок в чатах проектов.

• Обеспечение сервиса и поддержки дизайнера во время встреч с заказчиками (настроить монитор, ноутбук, распечатать материалы и документы ко встрече, предложить и приготовить участникам кофе, открыть ворота через пульт и т.д.).

• Ответы на входящие звонки по офисному телефону студии.

Поставщики:

• Проверка договоров с поставщиками на соответствие согласованным условиям перед подписанием, передача обратной связи по договору руководителю отдела дизайна.

• Проверка наличия документов от поставщиков в ЭДО и бухгалтерии.

• Систематизация и актуализация инфо о поставщиках в базе.

Продукт:

• Печать/сборка/отправка альбомов дизайн-проектов и их частей.

• Контроль наличия рабочих материалов по этапам проектов, соответствие материалов регламенту.

• Помощь дизайнерам в подготовке материалов, соответствующих регламенту.

• Выгрузка 3D панорам и QR кодов для визуализаций.

• Заказ плотной бумаги, подарков, пакетов для дизайн-проектов, папок, наклеек в типографии, подарков и т.д.

Наш идеальный кандидат

• Проактивен, организован, любит налаживать процессы и работать в команде.

• Имеет опыт работы с документооборотом, административной поддержкой или координацией проектов (от 2 лет).

• Внимателен к деталям, умеет работать с большим объёмом информации

• Уверенно владеет Excel / Google Таблицами

• Умеет выстраивать коммуникацию с большим количеством людей, чтобы достигнуть результата.

• Готов к многофункциональной роли и работе в динамичной среде

Мы предлагаем

• Работу в большой и профессиональной команде дизайнеров

• Возможность развиваться и влиять на внутренние процессы студии

• Официальное оформление или самозанятость по договорённости

• Полный рабочий день в офисе

• Современные инструменты и налаженные процессы

• График: 11:00 20:00 (иногда ненормированный).

• Заработная плата: от 90 000 до 120 000 в месяц (в зависимости от опыта и компетенций)

Чтобы откликнуться, отправьте короткое сопроводительное письмо расскажите, почему вам интересна эта роль.