Офис-менеджер

Описание

Обязанности: 1. Административные задачи: Организация документооборота. Приём, регистрация, распределение входящей корреспонденции; подготовка, согласование и отправка исходящих документов; ведение журналов регистрации; контроль сроков исполнения документов; контроль выполнение сотрудниками поручений и должностных обязанностей, формирование дел и передача их в архив. Сбор документов, передача документов по подразделениям и сотрудникам. Работа с коммуникациями. Приём и распределение входящих звонков; фиксация сообщений для сотрудников; модерация электронной почты (сортировка писем, ответы на запросы). Координация встреч и мероприятий. Бронирование переговорных комнат; согласование времени с участниками; подготовка материалов к совещаниям; организация кофе‑брейков и небольших приёмов. Взаимодействие с посетителями. Встреча гостей, оформление пропусков, сопровождение до нужного кабинета, предложение напитков, информирование сотрудников о приходе посетителей, сбор и выдача документов. Открытие и закрытие офиса. 2. Хозяйственное обеспечение офиса: Заказ расходных материалов. Канцелярия, бытовая химия, вода, продукты для кухни и т. п. Контроль состояния техники и мебели. Фиксация неисправностей, вызов сервисных служб, контроль выполнения ремонтов. Взаимодействие с подрядчиками. Коммунальные службы, клининг, доставка, техобслуживание. Поддержание порядка и комфортных условий. Контроль чистоты, температуры, освещения, организация уборки и вывоза мусора, контроль исполнения поручений руководителя. 3. Поддержка работы руководства и сотрудников: Выполнение поручений руководителя. Бронирование билетов и гостиниц, заказ такси, подготовка справок, сбор данных для отчётов, выполнение личных поручений руководителя. Помощь в организации командировок. Согласование дат, оформление документов, контроль бюджета поездки. Содействие адаптации новых сотрудников. Подготовка рабочего места, выдача пропусков и доступов, знакомство с базовыми регламентами. 4. Организационные и контрольные функции: Ведение табеля учёта рабочего времени (если это возложено на офис‑менеджера). Планирование офисного календаря. Учёт отпусков, больничных, командировок для координации задач для руководства. Организация корпоративных мероприятий. Подбор площадок, координация подрядчиков, составление сметы, контроль исполнения. Инвентаризация и учёт имущества. Периодические проверки наличия и состояния офисной техники, мебели, инвентаря; оформление актов списания. Требования: 1. Опыт работы более 6 лет. 2. Знание документооборота и работы на ПК (excel, word) 3. Пунктуальность, внимательность, порядочность, ответственность, работоспособность, коммуникабельность, компетентность. Условия: 1. Режим работы с 8:30 до 17:30. 2. Перерыв с 12:00 до 13:00. 3. Оформление по ТК РФ.