Специалист по обработке и отправке документов

Описание

МИМИПО (Межрегиональный институт медицинского и промышленного образования) современный образовательный проект, который разрабатывает и проводит программы повышения квалификации и профессиональной переподготовки. Нам доверяют 3000+ организаций по всей России (Абакан, Красноярск, Владимирская область, Нижегородская область, Ярославская область и др.).
Сейчас мы растём и нам нужен человек, который любит порядок, аккуратность и доведение задач до результата.

Что вы будете делать

1) Подготовка итоговых документов заказчиков (физический комплект + сканы)

• сканирование документов (качественно, без кривых страниц);

• разрезать удостоверения, вклеивать в корку;

• ламинировать, прошивать комплекты, собирать пакет документов.

Результат: комплект документов физически готов, скан размещён в нужной папке, менеджер уведомлён о готовности.

2) Организация почтовой рассылки (Почта России)

• 2 раза в неделю формировать массовую отправку через кабинет Почты России;

• контролировать корректность оформления отправлений.

Результат: документы отправляются по графику, отправления оформлены без ошибок (без задержек и потерь).

3) Обработка входящей корреспонденции

• 1 2 раза в неделю разбирать входящие: запросы органов, документы от партнёров, возвраты и т.д.;

• передавать информацию ответственным (менеджер, юрист и др.).

Результат: входящие документы не теряются и не задерживаются, ответственные проинформированы вовремя.

4) Получение документов от партнёров

• по запросу вызывать курьера и получать документы;

• находить сделку в CRM;

• формировать комплект закрывающих документов;

• уведомлять ответственного менеджера.

Результат: менеджер быстро получает информацию о поступивших документах, данные своевременно внесены в CRM.

5) Поддержание упорядоченного архива (архивная работа)

• 1 2 раза в месяц систематизировать документы (акты, договоры и др.) по типам, месяцам, годам.

Результат: архив в строгом порядке, нужный документ находится быстро.

6) Оперативная поддержка сотрудников

• разовые поручения: распечатать, отсканировать, скопировать, выдать документы и т.п.

Результат: сотрудники получают поддержку оперативно, рутина не отнимает время у ключевых подразделений.

Что важно

• внимательность и аккуратность (документы = ответственность);

• умение работать с большим объёмом однотипных задач;

• базовая уверенность в ПК (сканы, папки, файлы);

• будет плюсом: опыт с CRM (Битрикс), документооборотом, почтовыми отправками.

Как понять, что работа вам подойдёт

Если вы любите, когда всё разложено, подписано, отправлено вовремя и без ошибок , и вам нравится работа руками + головой это ваше.