Внутренний менеджер проектного офиса/Координатор-Администратор проектов

Описание

АКАДЕМИЯ ГОРОДСКИХ ТЕХНОЛОГИЙ СРЕДА это российская, динамично развивающаяся, успешная компания, оказывающая услуги в области стратегического и образовательного консалтинга для государственных и муниципальных органов власти, институтов развития, крупных российских и международных компаний.

Ключевыми продуктами компании являются:

• Документы стратегического развития территорий
• Стратегии и программы социально-экономического развития
• Образовательные программы
• Деловые мероприятия в сфере B2G
• Аналитические исследования

Мы активно растем и масштабируемся, и сейчас мы открываем поиск Координатора/Администратора проектов.

Чем предстоит заниматься:

1. Управление проектным циклом и контроль исполнения

• Создание карточки проекта / паспорта проекта (цели, команда, сроки, этапы, KPI).
• Формирование плана-графика , контроль дедлайнов.
• Ведение трекера задач (Excel ,Bitrix24).
• Еженедельный сбор статусов по задачам и выявление отклонений.
• Эскалация узких мест руководителю проекта / куратору.

2. Контроль качества и проверка промежуточных результатов

• Использование чек-листов качества и стандартов компании.
• Организация промежуточной проверки материалов (гендиректором или куратором).
• Контроль устранения замечаний.

3. Документооборот и отчетность

• Консолидация содержательных и финансовых отчётов.
• Проверка комплектности пакета документов перед отправкой заказчику.
• Контроль корректности актов, закрывающих документов и подтверждений расходов.
• Отслеживание получения подписанных актов и передача в бухгалтерию.
• Архивация документов (в т.ч. на Яндекс.Диске) по стандартам структуры.

4. Финансово-административная координация

• Контроль исполнения бюджета проекта (Project P&L).
• Передача заявок на оплату и подтверждающих документов.
• Верификация кодировки расходов по проектам.
• Взаимодействие с бухгалтерией и юристами по договорам, актам, подрядчикам.

5. Постпроектная аналитика и улучшения

• Формирование итогового отчета об этапах.
• Подготовка Lessons Learned фиксация ошибок и сильных решений.
• Предложения по оптимизации процессов и повышению эффективности.

Ключевые процессы, за которые отвечает менеджер

Инициация проекта создание паспорта проекта.

Планирование календарь, бюджет, контрольные точки.

Запуск проекта синхронизация команды, готовность ресурсов.

Исполнение контроль сроков, статусов, чекпоинтов.

Контроль качества проверка материалов перед сдачей.

Отчетность и документооборот консолидация, проверка, сдача.

Закрытие этапов акты, подтверждения, архивирование.

Постпроектная аналитика выводы, предложения.

Инструменты, с которыми будет работать менеджер

• Яндекс.Диск структура хранения документов.
• Excel / Bitrix24 трекер задач и статусов.
• Project P&L / бюджет проекта план-факт анализ.
• Шаблоны отчетов, актов, чек-листы качества.
• Корпоративный чат / e-mail коммуникации и фиксация решений.

Требования:

Обязательные

• Опыт работы в управлении проектами или PMO от 2 3 лет .
• Опыт административной координации проектов (желательно в консалтинге / ивентах / B2B / B2G).
• Умение работать с большими массивами документов.
• Внимательность, структурность, высокая дисциплина.
• Навык работы с Excel, Google Sheets, трекерами задач.
• Готовность работать с жесткими сроками, дедлайнами и высоким качеством требований.

Желательные

• Опыт в компаниях с проектным учётом или бюджетированием.
• Знание 223-ФЗ / 44-ФЗ на базовом уровне.
• Понимание логики P&L проекта.
• Опыт взаимодействия с юристами, финансами, бухгалтерией

Условия:

• проектная занятость, возможен ненормированный рабочий день в период высокой проектной активности;
• работа в гибридном режиме, участие в оперативных совещаниях и соблюдение дедлайнов;
• Возможность влиять на систему управления проектами.
• Развитие и рост в PMO / операционного руководителя / руководителя проектов .
• Стабильная зарплата (премии по итогам квартал/год), оформление по ТК РФ.
• Прозрачная и управляемая рабочая среда.
• в отклике на вакансию указать направление, в котором вы считаете себя экспертом.