Личный ассистент руководителя

Описание

Международная страховая компания Sun Marine and Trading Management Ltd в связи с развитием в поиске личного ассистента директора.

Наша миссия: создание новаторских страховых продуктов в эпоху сильной фрагментации международного рынка.

Основные обязанности:

Управление графиком Директора:

• Ведение и поддержание сложного ежедневного календаря Директора.
• Управление встречами и приемами.
• Участие во внутренних и внешних совещаниях и конференц-звонках.

Выполнение функций фильтрации коммуникаций ( гейткипинг ):

• Выполнение роли основного контактного лица офиса Директора.
• Скрининг, приоритизация и маршрутизация всех входящих сообщений (электронная почта, телефон, почта) с соблюдением высочайшего уровня дипломатии и профессионализма.
• Обеспечение связи между Директором и внутренними департаментами, высшим руководством и внешними бенефициарами.

Подготовка и поддержка встреч:

• Подготовка аналитики перед встречами, включая разведку по открытым источникам (OSINT, DISC): предварительная проверка благонадежности (Due Diligence), поиск в сети Интернет и социальных сетях, анализ рисков и негативной информации.
• Подготовка материалов к встречам, например: повестки дня, отчеты, презентации.
• Подготовка документации по итогам встреч: расшифровка записей (транскрибация), составление протоколов совещаний.

Командировки и логистика:

• Организация детальных маршрутов внутренних и международных поездок, бронирование авиабилетов, наземного транспорта, визовая поддержка (сопровождение Управляющего директора в поездках не требуется).

Управление документооборотом:

• Работа со строго конфиденциальной информацией при соблюдении абсолютной осмотрительности.
• Подготовка, вычитка и форматирование корреспонденции, отчетов и официальных документов.
• Поддержание организованной и эффективной системы архивирования цифровых и физических документов.

Отчетность по расходам:

• Своевременное управление и сверка отчетов по корпоративным расходам Директора и выписок по корпоративным кредитным картам.
• Ведение учета личных расходов Директора в отдельной системе бухгалтерии.

Ассистент по академическим исследованиям (научная деятельность):

• Управление академическими исследовательскими проектами Директора, включая вычитку, редактирование и коммуникацию с издательствами.

Специальные проекты:

• Содействие в реализации специальных проектов, проведении исследований и корпоративных мероприятий по поручению Директора.
• Решение ситуативных (ad-hoc) административных и технических задач.

• Высшее образование;
• опыт работы от 2 лет на аналогичной позиции (ассистент руководителя, секретарь);
• Английский на уровне C1 (TOEFL 101 и выше). Быстрая скорость печати.

Свободное владение MS Office, Google Workspace, Умение работать с ИИ ChatGPT/ Grok/ Gemini в режиме агентов, QuickBooks, Xero;

Личные качества:

Коммуникация: исключительные навыки устной и письменной речи, профессиональная и грамотная манера общения.

Организованность: превосходные организаторские навыки, навыки тайм-менеджмента и многозадачности, умение четко расставлять приоритеты.

Проактивность: проактивное мышление и умение работать на опережение, способность самостоятельно выявлять и решать проблемы.

Внимание к деталям: безупречное внимание к деталям и точность в выполнении любой работы.

Условия работы:

Предполагается гибридный формат работы (50% времени Home Office, 50% в штаб-квартире Компании на Пхукете, Таиланд); либо релокация (перелет и аренда жилья за счет работодателя);

Стандартная рабочая неделя 40 часов с готовностью быть на связи (on-call) 16 часов в сутки;

Доход: оклад плюс премия. Контракт в долларах США. Оплата возможна по свифту или в крипто-валюте (USDT). Брутто из-за рубежа.