Старший специалист по архивному делу

Описание

Обязанности:
- ведение архивного дела в компании, в т.ч. цифровизация документов;
- разработка ЛНА по направлению деятельности;
- организация хранения и обеспечение сохранности документов, поступивших в архив;
- прием и регистрация поступивших на хранение от структурных подразделений документов;
- разработка номенклатуры дел, проверка правильности формирования и оформления дел при передаче в архив;
- систематизация и размещение дел в соответствии с действующими правилами, ведение их учёта;
- подготовка сводных описей единиц постоянного и временного сроков хранения, а также актов для передачи документов на государственное хранение, на списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли;
- ведение работы по созданию справочного аппарата по документам (электронного архива), обеспечение удобного и быстрого поиска документов;
- контроль соблюдения правил противопожарной защиты в помещении архива;
- выдача в соответствии с поступающими запросами архивных копий и документов, составление необходимых справок на основе сведений, имеющихся в архивных документах, подготовка данных для составления отчётности о работе архива;
- автоматизация процессов архивирования (создание электронного архива):

1. анализ текущих процессов, выявление слабых мест , неэффективных операций и возможностей для автоматизации;
2. разработка стратегии и плана по автоматизации процесса ведения архива, включая определение требований к программному обеспечению;
3. анализ программных решений по ведению архива компании, представленных на рынке;
4. организация и ведение работ с подрядчиком по автоматизации (при необходимости оформление конкурсной документации);
5. внедрение нового ПО ведения архивного дела в компании, обучение персонала.

- ведение отчетности по направлению деятельности.

Требования:
- высшее/среднее профессиональное образование по направлению "Архивное дело"/ "Делопроизводство", опыт работы архивариусом от 3-х лет;
- знание нормативных правовых актов, положений, инструкций и других руководящих материалов и документов по ведению архивного дела;
- знание порядка приёма и сдачи документов в архив, их хранения и пользования ими;
- знание порядка составления описаний документов постоянного и временного хранения и актов об уничтожении документов;
- знание порядка оформления дел и их подготовки к хранению и использованию;
- наличие опыта участия в проектах автоматизации процессов компании, как преимущество - процесса ведения архивного дела компании (требования к ПО для разработчика, тестирование, создание инструкций пользователя, обучение персонала) и перехода на электронный архив документов;
- УВЕРЕННЫЙ!!! пользователь MS Office, Outlook, СЭД, Консультант+.

Условия:
- трудоустройство по ТК РФ;
- график работы 5/2 с 8-00 до 17-00 час.;
- своевременная выплата заработной платы 2 раза в месяц;
- квартальная премия по результатам работы;
- ежегодная индексация заработной платы;
- материальная помощь к отпуску;
- ДМС после испытательного срока с широким набором медицинских услуг;
- подарки детям работников к Новому году, компенсация оплаты летнего отдыха в детских лагерях.