Офис-менеджер

Описание

• Прием и отправка входящей/исходящей документации

• Прием документов и личных заявлений на подпись директора Организации.

• Отслеживание за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверять правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивать качественное их редактирование.

• Отправка корреспонденции почтой России

• Организация проведения телефонных переговоров директора, записывать в его отсутствие полученную информацию и доводить до его сведения ее содержание, передавать и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводить до его сведения информацию, полученную по каналам связи.

• Составлять проекты писем, запросов, коммерческих предложений и других документов, касающихся деятельности Организации. Готовить ответы авторам писем.

• Выполнять работу по подготовке совещаний, проводимых директором (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы совещаний.

• Организовывать прием посетителей.

• Обеспечивать контроль за сохранностью материальных ценностей.

• Консультировать посетителей по вопросам, касающимся оказываемых услуг. Принимать меры по предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций.

• Выполнять копировально-множительные работы.

• Обеспечивать документооборот компании: входящая и исходящая корреспонденция, регистрация, учет, хранение, архивирование документов;

• Осуществлять своевременную доставку по организациям первичных бухгалтерских документов (счетов, счетов-фактур, актов и прочих документов) с обязательной регистрацией на экземплярах АНО УМЦ ДПО Статус входящего номера, подписи и расшифровки подписи принимающей стороны.

• Своевременно передавать документы Заказчикам по описям.

• Осуществлять заказ, прием, хранение, выдачу бланков удостоверений, свидетельств, дипломов, сертификатов. Составлять отчеты по использованным и списанным бланкам.

• Организовывать командировки сотрудников: заказывать авиа- и железнодорожные билеты, бронировать гостиницы.

• Организовывать обеспечение офиса канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы офиса. Организовывать их приемку, учет, хранение и выдачу.

• высшее, неполное высшее или среднее профессиональное образование;
• стаж работы не менее 1 года на аналогичной должности, со знанием делопроизводства, оргтехники, программ Microsoft Office, культуры труда;
• собранность, дисциплинированность, исполнительность, доброжелательность, отзывчивость, стрессоустойчивость, ответственность;
• грамотная устная и письменная речь;
• способность работать в режиме многозадачности;

• официальное оформление согласно ТК РФ: стабильная оплата труда 2 раза в месяц, ежегодный оплачиваемый отпуск, оплата больничных листов
• График работы:
• с 8:30 до 17:30, в пятницу с 8:30 до 16:30
• обед с 12:00 до 12:48
• суббота, воскресенье - выходные дни