Бизнес-ассистент генерального директора

Описание

Атлас Девелопмент российская девелоперская компания со штаб-квартирой в Екатеринбурге, была основана в 2006 году. На протяжении последних нескольких лет компания развивает в России уникальный стандарт жилья Жилая экосистема .

Наши проекты в Екатеринбурге, Москве и Сочи неоднократно признаны лучшими на рынке российской недвижимости по версии престижных премий Urban Awards и European Property Awards. Компания входит в ТОП-3 девелоперов Свердловской области по объему строительства.

В Атлас Девелопмент верят в уникальные способности каждого сотрудника. Компания создает среду, где талант может расцвести, где увлечение превращается в профессию, а работа в искусство.

Обязанности:

Поддержка директора:

• Помощь руководителю в ведении переговоров и проведении совещаний (ведение бизнес-протоколов/совещаний, контроль соблюдения регламента совещания, контроль подготовки к совещаниям необходимых материалов). Контроль исполнения поставленных задач руководителями и сотрудниками всех подразделений.
• Координация деловых мероприятий, организация рабочих встреч и совещаний.
• Рассмотрение документов и корреспонденции, а также её первичная обработка.
• Помощь руководителю во встречах и общении с иностранными партнерами.
• Организация оптимального приема посетителей.
• Помощь руководителю в планировании его делового графика.
• Составление резюме и других документов по итогам встреч и совещаний.
• Доведение до руководителей и сотрудников компании распоряжений руководителя в пределах его компетенции.
• Выполнение рабочих поручений руководителя.
• Замена руководителя на встречах на время его вынужденного отсутствия в пределах своей компетенции.
• Отслеживание корректности документооборота в пределах своей компетенции.
• Сбор информации и подготовка документов по распоряжению руководителя, в пределах своей компетенции.
• Обеспечение мероприятий по поддержанию в рабочем порядке кабинета руководителя и его рабочего места.
• Информирование руководителя о возможных проблемах в деятельности группы компаний.
• Организация переговоров, в том числе по аудио- и видео-конференцсвязи.
• Организация презентаций, отчетов по запросу руководителя.
• Подготовка проектов регламентов/инструкций для стандартизации ключевых процессов в зоне ответственности (документооборот, организация встреч, протоколирование).

Организационно-правовое сопровождение работы Совета директоров:

• Полный цикл организации заседаний СД: подготовка повестки и материалов, обеспечение логистики, ведение протоколов, контроль исполнения решений.
• Обеспечение корпоративной дисциплины: мониторинг соблюдения установленных регламентов и процедур работы СД.
• Информационное обеспечение: своевременное информирование членов СД и ключевых менеджеров о решениях, повестках и необходимых действиях.
• Развитие системы управления СД: разработка и актуализация внутренних регламентов работы СД; внедрение и поддержка инструментов автоматизации (Bitrix24, Таймлист) для повышения эффективности процессов.
• Оптимизация документооборота СД: обеспечение четкого, своевременного и безопасного документооборота, связанного с деятельностью СД.
• Координация взаимодействия: обеспечение эффективной коммуникации и согласованности действий между Советом директоров, директорами и топ-менеджментом компании.
• Соблюдение этических норм: контроль за соблюдением процедур, направленных на предотвращение конфликтов интересов при подготовке и проведении заседаний СД.

Требования:

• Опыт 3+ года: Бизнес-ассистент топ-менеджмента (CEO, Президент) ИЛИ Координатор работы коллегиальных органов (Совет директоров, Правление, Комитеты).

• Образование: Высшее (юридическое, экономическое, менеджмент). Курсы по корпоративному праву плюс.

• Продвинутый MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook), опыт работы с Bitrix24 обязательно.

• Идеальная организация, мультизадачность, проактивность, высочайшая ответственность.
  Аналитические способности, внимание к деталям, стрессоустойчивость.

• Отличные коммуникативные навыки, дипломатичность, конфиденциальность.

• Свободный английский язык (уровень Upper-Intermediate и выше) сильное преимущество.
  Базовое понимание юриспруденции, корпоративного управления и финансовых показателей.

• Личные качества: системность, инициативность, исполнительность, обучаемость, лидерский потенциал, способность работать в условиях неопределенности.

  Условия:

• Официальное трудоустройство, полный соц. пакет.
• Конкурентный уровень белой заработной платы.
• Комфортное рабочее место ул. Московская, 247 А.
• Софинансирование обучения.
• ДМС и Спортзал (как программа лояльности для сотрудников проработавших более 1 года).
• График ненормированный, возможны командировки .
• А так же: корпоративные мероприятия, подарки детям на Новый год и т. д.
• Жилищная программа.