Помощник руководителя

Описание

Критерий 1: Ведение документооборота

Цель: Обеспечить бесперебойный, систематизированный и быстрый поток документов, максимально разгрузив руководителя от рутинных операций.

Конкретные индикаторы:

Систематизация и доступность:

Создание и поддержание логичной, понятной электронной и физической структуры хранения документов (проекты, контракты, отчеты, техническая документация, протоколы).

Мгновенный (до 1-2 минут) поиск и предоставление любого запрошенного документа или его истории.

Ведение архива, соответствующего корпоративным и отраслевым требованиям.

Обработка входящих/исходящих документов:

Предварительный анализ входящей корреспонденции (письма, отчеты, запросы): сортировка по степени важности, подготовка кратких выжимок/резюме, предложений по ответам или распределению.

Качественная подготовка и оформление исходящих документов (приказы, письма, служебные записки) согласно стандартам компании.

Контроль за прохождением документов по согласующим инстанциям.

Подготовка материалов к встречам: Сбор и компоновка необходимых презентаций, отчетов, справок, графиков за 24 часа до мероприятия.

Критерий 2: Контроль поручений

Цель: Гарантировать 100-процентный учет, напоминание и контроль исполнения поручений, данных руководителем, превращая их в управляемый процесс.

Конкретные индикаторы:

Фиксация и систематизация:

Моментальная фиксация всех поручений (в т.ч. данных в устной форме во время совещаний или рабочих встреч) в единой системе (например, Outlook Tasks или специализированном ПО).

Четкая формулировка поручения, сроков, ответственного и периодичности отчетности.

Мониторинг и напоминание:

Регулярный (ежедневный/еженедельный) мониторинг статуса исполнения.

Автоматизированное направление тактичных напоминаний ответственным исполнителям за 1-2 дня до дедлайна (а не в последний момент).

Своевременное информирование руководителя о рисках срыва сроков, запрос переносов, выявление узких мест .

Отчетность:

Формирование и предоставление руководителю краткого, наглядного отчета о статусе ключевых поручений (например, каждый понедельник утром или в формате дашборда).

Подготовка сводки по закрытым поручениям за период.

Критерий 3: Контроль выполнения плана (Производственного/Технологического плана)

Цель: Обеспечить руководителя актуальной, визуализированной информацией о ходе выполнения плановых показателей для принятия оперативных решений.

Конкретные индикаторы:

Сбор и консолидация данных:

Организация регулярного (ежедневного/еженедельного) сбора данных от руководителей направлений, начальников цехов, инженеров.

Проверка данных на противоречия и очевидные ошибки.

Консолидация данных в единые предзаполненные формы/шаблоны.

Анализ и визуализация:

Подготовка сравнительного анализа план/факт по ключевым показателям (выпуск продукции, производительность, освоение бюджета, сроки проекта).

Создание наглядных графиков, диаграмм и таблиц для быстрого восприятия ситуации руководителем.

Выделение в отчетах критических отклонений (красным цветом) для немедленного внимания.

Поддержка планово-отчетных мероприятий:

Организационная и информационная подготовка к оперативкам, планеркам, советам по производству (повестка, материалы, список участников).

Фиксация решений, принятых по итогам разбора отклонений от плана, и перевод их в поручения для контроля.

Общие профессиональные и личностные качества

1. Проактивность и стратегическое мышление: Умение предвидеть потребности руководителя, понимать долгосрочные цели подразделений и планировать работу соответственно, а не просто реагировать на запросы.

2. Высокий уровень ответственности и надежности: Способность работать с минимальным контролем, соблюдая абсолютную конфиденциальность. Не подведет ключевой критерий.

3. Аналитический склад ума и внимательность к деталям: Умение работать с цифрами, таблицами, схемами, вычленять суть из большого объема информации и при этом не терять из вида важные мелочи (например, статус конкретной детали в заказе).

4. Стрессоустойчивость и гибкость: Способность работать в условиях срочных задач, меняющихся приоритетов и высокой нагрузки, сохраняя эффективность и выдержку.

5. Отличные коммуникативные навыки: Такт, дипломатичность и умение выстраивать эффективное взаимодействие как с топ-менеджментом, так и с руководителями цехов, инженерами.

Инструментальные компетенции (Базовые требования)

Владение ПО: Свободное владение MS Office (Excel на уровне продвинутой работы с таблицами, сводными таблицами; PowerPoint, Word), Outlook.

Знание специализированных систем: Желателен опыт работы с системами класса ERP (например, SAP, 1С:УПП), MES, системами управления проектами (MS Project, Jira) и электронного документооборота (СЭД).

Техническая грамотность: Понимание базовой производственной и технологической терминологии, основ бизнес-процессов в промышленности.

- работа в крупной, стабильной компании ;

- оформление в соответствии с ТК РФ;

- своевременная выплата заработной платы (2 раза в месяц на банковскую карту);

- график работы: 5/2 (9.00-18.00, пт. до 16.45)