Офис-менеджер

Описание

Global Invest Solutions быстроразвивающаяся частная инвестиционная компания, ориентированная на вложения в коммерческую недвижимость с последующей сдачей в аренду или продажей активов. Сейчас мы запускаем новое агентское направление оказание полного цикла услуг покупки и продажи объектов недвижимости, попадающей на аукционные торги (банкротство, исполнительное производство, приватизация). Это экспертный консалтинг под ключ , предоставляющий инвесторам весь спектр услуг: от подбора выгодных лотов и анализа рисков до участия в торгах, оформления сделки и последующего управления активом. Цель проекта за 12 месяцев масштабировать продажи до 10 млрд по объёмам сделок, превратив новое направление в один из ключевых бизнесов компании. Чтобы команда могла фокусироваться на сделках и анализе офис должен
работать как часы.
Именно поэтому нам нужен офис-менеджер, который видит систему, а не только
задачи.
Это операционный координатор внутренней инфраструктуры, от которого зависит, насколько быстро, чётко и комфортно команда выполняет свою работу.

Обязанности:

- Организация и контроль ежедневного функционирования офиса:

- Заказ канцтоваров, расходных материалов, оргтехники;

- Взаимодействие с клининговой службой, курьерами, поставщиками;

- Контроль исправности офисного и хозяйственного оборудования
(принтеры, проекторы, видеоконференции, видеонаблюдение);

- Ведение внутреннего делопроизводства Группы Компаний: регистрация
входящей/исходящей корреспонденции, работа с документооборотом
(сканирование, архивация, подготовка пакетов);
- Оперативная поддержка сотрудников: бронирование переговорок,
согласование графиков встреч, помощь в подготовке к презентациям;
- Ведение и актуализация ключевых Excel-таблиц (расходы, активы,
логистика, KPI поддержки и др.): обработка данных, форматирование,
сводные таблицы, формулы (ВПР, СУММЕСЛИ, СЦЕПИТЬ и др.);
- Настройка и оптимизация рутинных процессов с помощью цифровых
инструментов: чат-боты, шаблоны, автоматизация в Excel/Google Таблицах,
ИИ-ассистенты (ChatGPT и др. для генерации черновиков, обработки
запросов, структурирования информации);

Мы ищем человека, у которого:

- Опыт работы офис-менеджером, административным ассистентом или
личным помощником не менее 3 лет (желательно в компаниях real estate,
инвестиций, консалтинга);
- Сильные навыки в Excel: вы не просто вводите данные вы
работаете с ними: сводные, фильтры, формулы, условное
форматирование, защита листов;
- Уверенное владение 1С (просмотр, экспорт, поиск документов) и
офисными инструментами (Word, PowerPoint, Google Workspace);

- Понимание тайм-менеджмента вы умеете расставлять приоритеты, не
теряя детали в многозадачности;
- Стрессоустойчивость и оперативность вы сохраняете качество даже в
пиковые периоды;
- Грамотная устная и письменная речь, внимательность к деталям,
аккуратность;
- Деловой стиль общения и внешнего вида вы представляете лицо
компании.

Условия:

• Оформление по ТК РФ
• Работа в офисе в центре Москвы, график 5/2 (10:00 19:00)
• Интересные задачи
• Забота о своих сотрудниках
• Насыщенная корпоративная жизнь
• Сплоченный коллектив единомышленников
• Карьерный рост

Почему стоит выбрать нас:

• Мы ценим рабочий баланс нагрузка высокая, но обоснованная: задачи
• Ставятся с чёткими целями, а не ради активности здесь и сейчас ;
  - У вас будет пространство для инициативы: если вы видите, как
  оптимизировать процесс предложите решение, и мы поддержим его
  внедрение;
• Вы войдёте в команду, где важны чёткость, надёжность и
  профессиональная этика и где ваш вклад в инфраструктуру бизнеса
  будет реально замечен.