Начальник отдела организационной работы и развития документационного обеспечения

Описание

Обязанности:

• Стратегическое развитие отдела:

разработка и реализация долгосрочной стратегии развития отдела с учётом современных тенденций в сфере документоведения и цифровизации;

формирование плана модернизации процессов документационного обеспечения с горизонтом 1 3 года;

выявление узких мест в текущих процессах и разработка мероприятий по их устранению;

внедрение инновационных подходов к организации делопроизводства (электронный документооборот, облачные решения, искусственный интеллект для обработки документов);

мониторинг отраслевых стандартов и передовых практик для адаптации в работе отдела.

• Оптимизация и регламентация делопроизводства:

аудит текущей базы нормативных документов;

пересмотр и актуализация локальных нормативных актов (инструкция по делопроизводству, положения, регламенты);

разработка унифицированных шаблонов документов и алгоритмов их согласования;

стандартизация процессов: приём, регистрация, маршрутизация, исполнение, архивное хранение документов;

организация и непрерывная поддержка актуальной нормативной базы Фонда;

создание и поддержание актуальной номенклатуры дел с учётом изменений в деятельности организации;

разработка и внедрение системы контроля, нормоконтроля, согласования исходящих документов;

внедрение системы контроля версий документов и управления изменениями.

• Цифровизация и автоматизация процессов:

сопровождение систем электронного документооборота (СЭД) и внедрение смежных ИТ решений;

автоматизация рутинных операций: маршрутизация, уведомления, контроль сроков, формирование отчётов;

организация электронного архива с системой поиска и категоризации, и доступной навигацией для конечного пользователя;

обеспечение информационной безопасности и соответствия требованиям законодательства при работе с электронными документами.

• Управление персоналом и развитие компетенций:

управление командой специалистов с учётом перспективных задач отдела;

разработка программ обучения и повышения квалификации сотрудников в области делопроизводства и цифровых технологий;

наставничество и адаптация новых сотрудников;

оценка эффективности работы персонала, ключевые показатели в сфере документооборота;

мотивация сотрудников к внедрению инноваций и оптимизации рабочих процессов.

• Методологическая поддержка и консультирование:

проведение тренингов для сотрудников организации по правилам делопроизводства и работе с СЭД;

консультирование подразделений по вопросам оформления, согласования и хранения документов;

разработка методических рекомендаций по работе с различными типами документов (входящие/исходящие, внутренние);

содействие в организации межведомственного документооборота.

• Аналитика и непрерывное улучшение:

сбор и анализ метрик эффективности делопроизводства (сроки обработки, количество ошибок, нагрузка на сотрудников);

подготовка отчётов о состоянии документооборота для руководства;

проведение аудитов процессов делопроизводства с выявлением резервов оптимизации;

разработка предложений по сокращению издержек и повышению скорости обработки документов;

мониторинг изменений в законодательстве и адаптация процессов под новые требования.

• Взаимодействие и координация:

согласование изменений в процессах документооборота с заинтересованными подразделениями;

координация работы с ИТ отделом, юридической службой, клиентской службой;
организация и участие в межведомственных рабочих группах по вопросам стандартизации делопроизводства;

организация совместных мероприятий (совещаний, семинаров) по вопросам развития документационного обеспечения.

• Контроль и обеспечение качества:

разработка и внедрение системы менеджмента качества;

мониторинг соблюдения регламентов делопроизводства во всей организации;

проведение выборочных проверок правильности оформления и хранения документов;

контроль сроков исполнения поручений и резолюций;

разработка системы предупреждения ошибок и повторного контроля;

обеспечение соответствия процессов требованиям ГОСТов и нормативных актов в сфере архивного дела и документоведения.

• Курация работы группы по связям с общественностью.
• Организация и проведение публичных и корпоративных мероприятий.

Требования:

• Практический опыт реализации заявленных задач и обязанностей -обязателен.

• Высшее: юридическое/филологическое/экономическое образование;
• Опыт работы на аналогичной должности от 5 лет;
• Знания нормативно-правовых актов, методических документов, государственных стандартов, определяющих порядок документационного обеспечения организации;

• Опыт работы в гос.органах, крупных бюджетных организациях, крупных коммерческих организациях;

• Компетенции: Умение организовать и оптимизировать рабочий процесс в условиях большого объёма информации; Знание делового этикета;

  Знание нормативных документов в области делопроизводства; Умение структурировать информацию.

• Личные качества: коммуникабельность, работа с возражениями, грамотная устная и письменная речь, инициативность, умение работать в режиме многозадачности, стрессоустойчивость, высокая работоспособность, Проактивность, высокие коммуникативные навыки

• Разработка и внедрение системы менеджмента качества

• Работа в бюджетной организации;
• Официальное трудоустройство;
• Профессиональное обучение и развитие;
• Возможность решать интересные социально значимые задачи;
• График работы: с 9.00 до 18.00 (пн-пт).