Главный специалист отдела информационно-организационной работы

Описание

Должностные обязанности

• - Принимать документы и заявления на подпись руководителя.
• - Готовить документы и материалы, необходимые для работы руководителя.
• - Осуществлять прием, учет, регистрацию (с проставлением штампа, вх. , даты поступления) входящей документации на ПЭВМ, в журналах учета и на регистрационных карточках.
• - Не принимать к регистрации и не отправлять документы, оформленные с нарушением Инструкции по работе с документами в администрации муниципального образования Город Саратов .
• - Осуществлять регистрацию исходящей документации (с проставлением исх. , даты), формировать дела по исполненным документам в соответствующие папки с подшивкой второго экземпляра исходящего документа и входящего документа или копии, на который давался ответ.
• - Представлять входящую документацию после ее регистрации и оформления на рассмотрение руководству в день поступления, а срочные незамедлительно.
• - Передавать незамедлительно входящую документацию после резолюции руководства исполнителям под их личную роспись.
• - Вести журнал регистрации входящей (исходящей) документации.
• - Осуществлять непосредственный контроль сроков исполнения входящей документации.
• - Использовать меры упреждающего контроля: заблаговременно, до истечения срока исполнения направлять ответственным исполнителям справки предупредительного контроля (или напоминания).
• - Анализировать работу по рассмотрению входящей документации, и доводить до сведения руководителя о нарушениях сроков рассмотрения.
• - По поручению руководителя составлять письма, запросы, другие документы.
• - Печатать по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы и вводить текущую информацию в банк данных.
• - Осуществлять выполнение машинописных и копировально- множительных работ.
• - Вести предварительную запись граждан на прием к председателю комитета.
• - Вести документооборот в системе электронного документа оборота администрации муниципального образования Город Саратов ;
• - Осуществлять контроль за обращениями граждан в Платформе обратной связи .

• владение компьютером (программами Word, Excel, информационно поисковыми системами Консультант , Гарант ), умение работать с сетью Интернет , электронной почтой, в системе электронного документооборота;

• в соответствии с ЗСО от 02.08.2007 157-ЗСО "О некоторых вопросах муниципальной службы"

Требования к навыкам, умениям:

Навыки коммуникации

Навыки ведения журналов и документации

Навык работы с Microsoft Excel

Навык работы с Microsoft Word

Навыки делового общения и этикета

Навыки общения и деловой переписки

Навык работы с оргтехникой

Навыки работы на компьютере

Навыки работы с компьютерными офисными программами

Навык работы с офисной техникой/оборудованием

Навык работы с e-mail / электронной почтой

Навык работы с Internet / Интернетом

Навык работы с компьютерной техникой/оборудованием