Ведущий специалист (секретарь руководителя)

Описание

Обязанности: - Организация и поддержание функционального рабочего пространства кабинета и зоны приемной заместителя Генерального директора, осуществление ежедневного контроля за: исправностью и готовностью оргтехники к работе; наличием необходимых канцелярских принадлежностей; чистотой в кабинете; работой осветительных приборов, кондиционера и прочих электроприборов. Осуществление взаимодействия с профильными службами Общества и сторонними организациями по вопросам бытового обслуживания, устранения неполадок функциональных систем в помещениях зоны приемной и кабинета заместителя Генерального директора. Организация документооборота, принятие и маршрутизация звонков, поступающих в приемную, организация и координирование процесс приема посетителей. Организация подписания документов на ЭДО ЭТП ГПБ. Следить за своевременным обновлением ключа электронной подписи. Travel-поддержка руководителя и своевременное закрытие Авансовой отчетности по командировкам. Заказ пропусков для внешних посетителей заместителя Генерального директора. Обеспечение предварительного рассмотрения документов (проектов документов), направленных заместителю Генерального директора в автоматизированной системе электронного документооборота. Обеспечение приема, учета и передачи заместителю Генерального директора документов на бумажном носителе. Организация передачи документов после рассмотрения в структурные подразделения. Проверка правильности оформления документов, передаваемых на рассмотрение заместителю Генерального директора. Осуществление: ведения (организации) рабочего графика заместителя Генерального директора; назначения, подготовки и организации встреч заместителя Генерального директора с работниками Общества и посетителями сторонних организаций; координации вопросов, связанных с командированием и участием заместителя Генерального директора в совещаниях, конференциях, форумах и иных мероприятиях в том числе согласование выездов с ПАО «Газпром», подготовки необходимых документов, формированием отчетов, решением организационных вопросов; технической и организационной подготовки и организации заседаний, совещаний и мероприятий, проводимых заместителем Генерального директора. Осуществление буфетного обеспечения и гостей заместителя Генерального директора в рамках деловых встреч и совещаний под руководством заместителя Генерального директора. Осуществление оперативной связи заместителя Генерального директора с работниками Общества, со сторонними организациями и отдельными гражданами по вопросам текущей деятельности (с использованием телефона, электронной почты и других средств связи). Доведение до сведения работников, подчиненных заместителю Генерального директора, его указаний и поручений. Требования: Высшее профессиональное образование. Уверенный пользователь ПК. Работа в многозадачном режиме, коммуникабельность, лояльность, умение работать в команде, дисциплинированность, ответственность, владение русским языком для ведения деловой переписки. Опыт работы в Группе ПАО "Газпром" будет преимуществом. Условия: Официальное трудоустройство. Белая заработная плата, премирование. Пятидневная рабочая неделя, понедельник-четверг с 9.00 до 18.00, пятница с 9.00 до 16.45, выходные сб, вс. Комфортабельный офис в шаговой доступности от м. Новочеркасская. Полис ДМС после прохождения испытательного срока. Профсоюзная организация.