Офис-менеджер

Описание

Обязанности: «Административная поддержка работы офиса, организационно-исполнительская работа: Поддержание порядка и чистоты в офисе, (контроль работы уборщиц). Прием и распределение входящие звонков. Регистрация и контроль исполнения поручений руководства. Закупка ТМЦ для нужд офиса (канцтовары, мебель и прочее). Организация командировок сотрудников (бронирование билетов, гостиниц и т.д.). Поиск, обработка и предоставление информации во внешних источниках информации (контрагенты, сеть интернет) по запросам Руководства. Ведение и актуализация различных списков, реестров и графиков. Сбор данных от сотрудников статусов выполнения поставленных задач. Организация проведения совещаний и контроль участия приглашенных сотрудников. Ведение протоколов совещаний и их учет. Взаимодействие с арендодателем по хозяйственным вопросам. Контроль телефонной связи в компании (проверка баланса на телефонах, пополнение счетов телефонии и интернета). Организация корпоративных мероприятий. Поиск и подбор персонала (поиск кандидатов на различные вакансии, проведение первичных собеседований по телефону). Периодические поездки по делам компании (почта, банк, гос. органы и т.д.). Ведение шоу-рума, инвентаризация товарных ценностей. Ведение табеля учета рабочего времени сотрудников. Прием гостей/партнеров (чай/кофе). «Ведение документооборота»: Отправка и получение корреспонденции, ведение её учета. Подготовка проекты распорядительных (распоряжений, приказов) и других документов. Ведение учета изданных приказов/распоряжений, контроль их исполнения сотрудниками. Работа с бумажными документами: хранение, учет, согласование, ведение реестров, копирование, сканирование, сшивка, архивирование. Внесение необходимых данных в различные информационные системы. Регистрация, учет и хранение договоров по своему направлению деятельности. Взаимодействие с контрагентами по сбору, согласованию документов с контрагентами. Работа с первичными учетными документами (1С 8.2, тов. накладные, счета, проведение реализаций, оформление доверенностей). Требования: Уверенное владение Microsoft Office. Навыки деловой переписки. Грамотная устная и письменная речь. Аккуратность. Исполнительность. Ответственность. Условия: Рабочее место: г. Москва, ул.Касаткина 3А к.7 Отпуск 2 раза по 2 недели 5/2(9-18ч)