Делопроизводитель

Описание

- соблюдение норм организации в сфере конфиденциальности документов и уровней допуска документов;

- прием и распределение звонков, работа с курьерскими службами и партнерами;

- делопроизводство предприятия по ГОСТу (регистрация и учет входящей и -исходящей документации организации, хранение, составление внутренней писи дел, разработка номенклатуры, отслеживание актуальности -номенклатуры документов, систематизация документов за предыдущий период), ведение базы данных;

- работа с документами как на бумажных носителях, так и в системе электронного документооборота, распечатка договорных материалов, прошивка документов;

- проверка корректности оформления документов, поступающих на рассмотрение и подпись руководителю, передача ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям;

- контроль за графиком прохождения документов и их исполнением;

- подготовка и отправка документов на почте, получение корреспонденции, взаимодействие с Почта России и курьерскими службами;

- подготовка необходимых справок и докладов по документации организации;

- контроль за сроками исполнения запросов;

- ведение заметок на совещаниях по поручению руководства, а также подготовка материалов по их итогам;

- выкладывание необходимых документов на сайт организации, а также в локальную сеть;

- работа с порталом Битрикс24;

- участие в инвентаризационных мероприятиях в сфере своей ответственности;

- организационно-техническое и информационное обеспечение деятельности руководителя, составление и мониторинг деловых встреч;

-обеспечение travel-поддержки: оформление командировочных документов, заказ и приобретение билетов, бронирование гостиниц, осуществление паспортно-визовой поддержки;

- административно-хозяйственное обеспечение деятельности руководителя;

- обеспечение жизнедеятельности офиса;

- организация приема посетителей;
- выполнение поручений руководителя.

- высшее образование;

- опыт работы по направлению деятельности от 3 лет;

- отличное знание правил русского языка, особенностей делопроизводства в органах исполнительной власти, высокая компьютерная грамотность, высокая скорость печати;

- навыки ведения деловой переписки, переговоров;

- умение пользоваться системой электронного документооборота, информационно-справочными системами;

- внимательность, системное мышление, умение работать в режиме многозадачности, высокий уровень личной ответственности, обучаемость.

Условия:

Работа в рамках трудового законодательства