Помощник/ассистент руководителя

Описание

• Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению
  административно-распорядительной деятельности руководителя.
• Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителем для использования в процессе работы либо подготовки ответов.
• Ведет несекретное делопроизводство, выполняет различные операции с применением
  компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления
  информации при подготовке и принятии решений.
• Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя.
• Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя.
• Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными
  подразделениями и конкретными исполнителями документов, передаваемых
  руководителю на подпись, обеспечивает их качественное редактирование.
• Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его
  отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание,
  передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам факсу, а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.
• По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.
• Ведет планирование рабочего времени руководителя.
• Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.
• Осуществляет контроль за исполнением работниками учреждения изданных
  приказов и распоряжений, за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, за исполнением решений совещаний.
• Ведет контрольно-регистрационную картотеку.
• Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами
  организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия,
  способствующие эффективной работе руководителя.
• Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для
  его работы или вводит текущую информацию в банк данных.
• Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения
  просьб и предложений работников.
• Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает
  их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.
• Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного
  руководителя.

Секретарь должен знать:

• Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и
  нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся
  деятельности учреждения.
• Положения, инструкции, иные нормативные документы по ведению
  делопроизводства.
• Структуру и руководящий состав учреждения и его подразделений.
• Организацию делопроизводства.
• Методы оформления и обработки документов.
• Архивное дело.
• Правила пользования приемно-переговорными устройствами.
• Стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной
  документации.
• Правила печатания деловых писем с использованием типовых форм.
• Основы этики и эстетики.
• Правила делового общения.
• Правила эксплуатации вычислительной техники.
• Основы административного права и законодательства о труде.
• Правила внутреннего трудового распорядка.
• Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной
  санитарии и противопожарной защиты.

• Официальное трудоустройство в соответствии с ТК РФ;
• Своевременная выплата заработной платы;
• Удобный график работы 5/2;
• Расширенный социальный пакет (материальная поддержка в честь значимых событий в жизни сотрудников: рождение детей, свадьба, подарки детям на новый год и др.);
• Корпоративные мероприятия.