Ассистент руководителя

Описание

Помощник в Family office (не удаленка, присутствие в офисе).

Family office: Руководитель (Акционер), 4 сотрудника, постоянно находящиеся в офисе.

Функционал:
Выполнение личных поручений Руководителя (личные покупки, билеты на мероприятия, бронирования ресторанов и т.д.), контроль важных дат и напоминания Руководителю; поручения, касающиеся членов семьи Руководителя. Согласование, покупка подарков.
Обеспечение жизнедеятельности офиса (заказ пропусков, канцтоваров, воды, покупка фруктов, взаимодействие с охраной здания и т.д.), организация встреч в офисе, прием гостей.
Обеспечение документооборота офиса (отслеживание передачи документов, общение с водителями, курьерами), сканирование, форматирование документов при необходимости.
Ведение архива документов офиса - Медицина (поддержание в порядке большого объема документов, составление реестров).
Рабочая поддержка и взаимодействие с сотрудниками Family office:

С юристом: заказ документов/справок на гос. услугах, обращения в гос. органы (направить, позвонить), отправка корреспонденции, поиск общедоступной информации;
С Финансовым отделом: заполнение отчетов по расходам, формирование папок и хранение фин. отчетов/ документов;

Тревел-поддержка: оформление авиабилетов, ж/д билетов, помощь в организации путешествий Руководителя и его семьи, логистики, заказы/ брони отелей, ресторанов, трансферов, взаимодействие с агентами по вопросам оформления виз, паспортов (самостоятельно).
Финансовая отчетность по тратам в конце каждого месяца.

Требования:
Высшее образование.
Опыт работы в качестве личного (персонального) ассистента / секретаря руководителей высокого уровня/первых лиц компаний.
Грамотная устная и письменная речь.
Английский язык свободный (переписка, телефонные звонки, перевод документов).
Внимательность, аккуратность, пунктуальность.
Коммуникабельность, тактичность и доброжелательность.
Строгое соблюдение конфиденциальности.

Условия работы:
Работа в Family office (лично с акционерами крупного холдинга)
Оформление по ТК РФ
Высокий уровень профессионального и корпоративного взаимодействия
График работы 5/2 (с 10:00 до 19:00). Но необходимость быть на связи вне офиса