Делопроизводитель/менеджер

Описание

О нас: Мы ищем человека-оркестра, который станет сердцем нашего офиса на Петроградке и возьмет под крыло административное управление нашими проектами:

Рубикон: Разработка и производство датчиков для подземных коммуникаций.

SPLACES: Art & Science студия, создающая арт-объекты на стыке науки и технологий.

Мы ищем того, кто умеет превращать хаос в структуру и поможет нашим компаниям работать как единый слаженный механизм.

Чем предстоит заниматься (Основные задачи):

Вам предстоит стать связующим звеном между идеей и реализацией, контролируя документооборот и процессы:

1. Документооборот и Финансы (Ключевой блок):

• Полное ведение документооборота: договоры, счета, акты, контроль закрывающих документов.
• Расчет и выставление коммерческих предложений клиентам.
• Расчет стоимости выездов на объекты и составление бюджетов проектов.
• Взаимодействие с бухгалтерией: контроль оплат, ведение зарплатных ведомостей и расчетов с поставщиками.

2. Координация и Процессы:

• Организация процессов внутри команды: следить за сроками, вести трекеры задач и таблицы.
• Коммуникация с клиентами: согласование сроков работ, готовности объектов.
• Договоренности с подрядчиками, логистами, исполнителями и партнерами.
• Помощь в подготовке к выставкам, инсталляциям и выездам специалистов.

3. Офис-менеджмент:

• Обеспечение жизнедеятельности офиса (закупки, порядок, атмосфера).
• Что для нас важно:

Так как проекты разные (от инженеров до художников), нам важна гибкость ума и системность:

• Любовь к порядку: ответственность, организованность и навык работы в режиме многозадачности.
• Уверенное владение инструментами: Excel/Google Sheets, Miro, знание основ делопроизводства.
• Проактивность умение видеть на два шага вперед и предупреждать проблемы.
• Навык общения с абсолютно разными людьми: от технических специалистов до международных художников.

Будет плюсом:

• Интерес как к техническим продуктам, так и к современному искусству.
• Опыт управления проектами или административной работы в смежных сферах.

Условия:

• Локация: Санкт-Петербург, Петроградка, ул. Газовая 10.
• График: 5/2, с 9:30 до 18:30
• Оплата: Достойный гонорар, обсуждается индивидуально по итогам собеседования (зависит от вашего опыта и скиллов)