Специалист ресепшен

Описание

Функционал:

• Ежедневный контроль функционирования офисных помещений (работоспособность всех систем, выявление неисправностей (организация ремонта), чистота и порядок в помещениях, отсутствие посторонних предметов наличие всего необходимого для работы, оснащенность рабочих мест;
• Создание заявок на проход посетителей в бизнес центр, на парковку;
• Встреча посетителей, приглашение сотрудников офиса для встречи с посетителями;
• Работа с курьерскими службами: прием корреспонденции, подготовка к отправке;
• Прием входящей корреспонденции и передача в подразделения;
• Travel поддержка, в том числе по международным поездкам, включая поездки сотрудников головного офиса; взаимодействие с агентством, помощь в бронировании отелей, билетов (в рамках политики компании и установленных лимитов), транспорта (такси, трансфер), подача документов на визы и др; предоставление обратной связи сотрудникам по деталям их поездок:
• Участие в организации мероприятий (внутренних и внешних встреч, визитов);
• Контроль готовности переговорных, помощь в бронировании (при необходимости);
• Создание заявок на оплату в 1С (по направлениям: Офисное администрирование (аренда, материалы для офиса, клининг, такси и др).
• Создание заявок на согласование договоров (по договорам административного отдела), координация процесса согласования;
• Закупки для текущих нужд офиса: вода, посуда, чай/кофе/сахар и др.
• Подготовка документов для миграционного учета, в ряде случаев постановка на миграционный учет (back up сотрудника);
• Помощь в подготовке различного рода документов.

Требования:

• Опыт работы по административной поддержке (ресепшн, либо ассистент в подразделении и др.);
• Опыт работы с корреспонденцией;
• Навыки организации встреч, совещаний, переговоров;
• Высшее образование;
• Английский не ниже intermediate;
• ПК опытный пользователь MS Office;
• Способность работать в динамичной среде, готовность к большому объему и высокой интенсивности работы.

Условия:

• Достойное вознаграждение: в компании действует развёрнутая система премирования;
• Полис ДМС и страхование от НС после испытательного срока;
• Удобное расположение офиса (в нескольких минутах от метро Войковская, МЦК Балтийская);
• Основной формат работы оффлайн, для нас важна быстрая коммуникация;
• Оплата корпоративной мобильной связи;
• Скидки на приобретение автомобилей и их техническое обслуживание.